大量の機密文書はどうやって処分する？完全な処理方法を大公開！

機密文書を廃棄するとき、どのような方法で処理をするのがよいのでしょうか。

個人で廃棄する場合は量が少ないので、シュレッダー処理や個人情報保護スタンプを使用する場合が多いかもしれません。しかし会社で大量の機密文書を廃棄する場合、そのような方法に頼っていては時間と労力の無駄となってしまいますよね。

そこで今回は、大量の機密文書をファイルごと安全に廃棄するには、どのようなことに注意したらいいのかをご紹介します。

機密文書はどうやって処分できる？

機密文書の廃棄方法はいくつか種類があります。処分方法によってメリットもデメリットもあるので、それぞれみていきましょう。

シュレッダー処理

シュレッダーを使ったことがある人は多いですよね。

その場ですぐに処分できて安心というメリットがあります。一方で、バインダーから書類を出し、ホッチキスやクリップを外して処理するという手間がかかることも。

そのため大量の枚数がある場合は、時間も手間もかかるため向きません。

溶解処理

溶解処理は、水と機械を使って紙を繊維にほぐす手法です。書類が大量で、クリップやホッチキスがついているものや、紙製バインダーに入っているものでも溶解処理できます。

溶解した書類は判別不能の状態になるので、情報漏洩の心配は少なくなるはずです。さらに、溶解したものはリサイクルされるので、環境にも優しい処理方法になります。

大量の機密文書を処分したい企業にとって、メリットがある処理方法ですよね。

処理を頼む際は、機密情報を専門に廃棄する業者を選ぶようにしてください。

良い廃棄業者かどうか見極めよう

機密文書の廃棄業者を選ぶとき、どのような業者を選ぶのがよいのでしょう。

機密文書は、単なる文書ではなく、外部に絶対にもれてはいけない重要な情報が書かれています。
そのため第一に、安全性がもとめられ、機密文書の専門処理業者に頼むことがベストです。

それでは、機密文書の処理専門業者は、一般的な古紙回収業とは何が違うのでしょうか。

セキュリティに関する資格を取得している

プライバシーに関する資格を取得している業者を選ぶと安心です。たとえばプライバシーマークや、個人情報保護士といった資格を取得しているか、確認しておきましょう。信頼のおける良い業者と考えられます。

情報漏洩保険に加入している

機密文書の廃棄を専門業者に頼んで、万が一、情報漏洩が起きてしまったら多大な損害を被ります。そのため、万が一の事態に備えて保険に加入している業者を選びましょう。

情報漏洩保険では、情報漏洩のおそれや、漏洩が発生した場合に費用を補償してくれます。

機密処理完了証明書を発行してくれる

機密情報の廃棄を業者に頼んだ後、本当に廃棄されているか直接確認することはできません。

しかし、機密文書を廃棄処理した後、機密処理完了証明書を発行してくれる業者があります。こういったサービスがある廃棄業者は信頼が持てるでしょう。

自社工場で一貫した処理を行える

自社工場で一貫し回収から溶解まで行える会社は安心です。一貫した処理をする業者だと、社員の機密情報漏洩に対する意識が高いため漏洩リスクも低くなります。

まとめ

情報化社会に生きる私たちは、日々大量の情報を目にしています。情報漏洩は絶対にあってはなりません。限りなくゼロに近づけるよう、努力をしていく必要があります。

そのためにどのような業者を選ぶのか、業務内容も知っておくべきです。ただ廃棄業者に頼むだけでは、万が一のことが起きても取り返しのつかないことになります。

また、廃棄をするだけでなく、環境への影響も知っておく必要があります。廃棄をすることによって、環境にどのような影響がでるのかを最大限に配慮して、リサイクルし続ける環境を整えることも大切です。

自分たちの利益だけを考えるのではなく、広い目線で物事を見据え、取捨選択をすることが大切になってきます。