大量の書類の保管方法3ステップ＆保管アイデア7選
大量の書類を前に保管方法で悩んでいませんか？
書類の山を見ると、どこから手をつけていいか考えるのも嫌になってしまいますよね。
当記事では、大量の書類の保管方法を3ステップお伝えした後に、保管アイデアを7つ紹介します。
大量の書類の保管方法3ステップ
大量の書類の保管方法を3ステップでお伝えします。
1. 必要なものと不要なものに分類する
2. カテゴリー分けする
3. ファイリングする
順番にやり方を説明します。
ステップ1.必要なものと不要なものに分類する
まず必要なものと不要のものに分類しましょう。
この段階で必要なものと不要なものを分けておけば、ファイルの容量を無駄に使わずに済みます。
狭い保管スペースを有効活用して書類を保管するために、本当に必要な書類か確認しておきましょう。
ステップ2.カテゴリー分けする
必要な書類は、さらにカテゴリー別に分類しましょう。
カテゴリー分けしてファイリングすることで、書類が必要になったときにすぐに見つけられるようになります。
たとえば、保険証券を分かるようにまとめておけば、いざ入院したときに書類の場所をよく知らない家族でも見つけられます。
見つけやすいファイリングをするために、事前にざっくりとカテゴリーを分けておきましょう。
ステップ3.ファイリングする
最後にカテゴリー分けした書類をファイリングしていきます。
ファイリングすればきれいな状態で書類を保管できます。
仮に、必要書類をどんどん重ねて山積みにしてあるとしましょう。
大切な書類が折れ曲がってしまったり、最悪の場合、紛失してしまうのが想像できませんか？
そんな事態を防ぐために、必要な書類はファイルに入れておきましょう。
ファイリングのやり方は次の項目で具体的に説明します。
大量の書類の保管方法アイデア7選
大量の書類の保管方法のアイデアを7つ紹介します。
1. 取り出しやすいボックスファイル×インデックスファイル
2. 倒れやすいファイルはブックスタンドで整理
3. クリアフォルダに付箋を貼る
4. 領収書は月毎にまとめてポケットファイルへ
5. カテゴリー分けしやすいセクションファイル
6. パイプファイルで日付順に保管
7. スキャンして紙を捨てる選択肢も
1つずつ解説していきます。
1.取り出しやすいボックスファイル×インデックスファイル
ボックスファイルとインデックスファイルを組み合わせる保管方法は、カテゴリーを見て目当ての書類を見つけやすくなるので大変おすすめです。
たとえば、学校の保護者会資料を探したいときは「学校関連」のボックスファイルの中の「保護者会」というファイルを引っ張り出せばいいように整理しておくとします。
こうすれば必要な書類を3分以内に見つけられるでしょう。
2.倒れやすいファイルはブックスタンドで整理
ポケットファイルやクリアファイルを複数立てて保管したい場合は、ブックスタンドを活用しましょう。
ファイルを立てておくだけでは、書類を引っ張り出す時に雪崩が起きやすくなってしまいます。
それを防ぐためにブックスタンドで整理すれば、無駄なストレスがかかりません。
3.クリアフォルダに付箋を貼る
書類をクリアフォルダにまとめて保管する場合は、フォルダの内側に付箋を貼ってカテゴリーを書いておきましょう。
後々返すときに付箋を見れば大体の中身が分かるようにしておくと、とても探しやすくなります。
付箋の糊付け部分を表にしてカテゴリーを書き、クリアファイルの表側に見えるように貼ると、付箋が剥がれづらくなるのでおすすめです。
4.領収書は月ごとにまとめてポケットファイルへ
領収書は月毎にまとめてポケットファイルに入れておきましょう。
月ごとに小分けにしておけば、確定申告で領収書を使いたいときに大量の領収書を前にあたまを抱える可能性が少なくなります。
個人事業主の方は是非取り入れてみてください。
5.カテゴリー分けしやすいセクションファイル
細かい書類をたくさんカテゴリー分けして保管したい場合はセクションファイルもおすすめです。
アコーディオンのようにざっと開くセクションファイルなら、いちいちファイルを引っ張り出してカテゴリーを確認する必要もありません。
カテゴリーを簡単に確認したい書類はセクションファイルに入れておきましょう。
6.パイプファイルで日付順に保管
時系列で保管したい書類はパイプファイルを活用するのもいいでしょう。
上から順番に重ねていくパイプファイルなら、書類が前後する心配もほとんどありません。
確認する時も本のように開いてパラパラと確認できるので、めくって確認したい書類は穴を開けてパイプファイルに入れておきましょう。
7.スキャンして紙を捨てる選択肢も
紙で取っておく必要がない書類はスキャンして思い切って原本を捨ててしまうのもありです。
電子化してしまえば物理的に場所を確保する必要がないので、保管スペースを広げる必要がなくなります。
今はスマホアプリで電子化する方法もあるので、効率化を求めるならスキャンすることも検討しましょう。
大量の書類の保管方法のポイントは分類
大量の書類の保管方法のポイントは「分類」です。
必要か不要か、どのカテゴリーか判断して分類すれば、効率よく書類を保管できます。
分類して必要な書類を見極めたら、不要なものは段ボール箱にまとめて廃棄しましょう。
大量の書類を廃棄したいときは、1箱980円から安全に処分できる小口回収プランがおすすめです。
関東地区で廃棄を検討している方はぜひご利用ください。
