大量の個人情報の処分をどう効率的にするか？
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このようなお悩みを抱えている方もいらっしゃるでしょう。
大量の個人情報を一括で処分するとなると、漏洩してはいけない書類に限ってシュレッダー処理がうまくできなかったという事例もありえます。
このような事例がないように大量の個人情報を処分するにはどうするべきなのかを以下で、お伝えしていきます。
大量の個人情報を処分するにはどうするべき？
大量の個人情報を処分するにはどうするべきなのでしょうか。
具体的には次の方法があります。
● シュレッダー処理
● 焼却処分
● 専門業者に依頼する
それぞれ解説していきます。
シュレッダー処理
大量の個人情報を処分する方法の一つ目は、シュレッダーで処理することです。
というのも、個人情報の処理方法には裁断するというものがありますが、一つ一つの書類を確認しながら裁断するのはとても時間がかかるからです。
となると、シュレッダーで処理したほうがずっと効率よく個人情報の漏洩に備えられるでしょう。
もちろん、シュレッダーをしたからといって復元されてしまえば個人情報は漏洩してしまう点には注意してください。
焼却処分
続いては焼却処分です。
シュレッダーよりも時間が掛からずお手軽に処理するとなるとこちらを選ぶ方もいらっしゃるでしょう。
ただし、都内や大都市圏となると焼却時に出る煙が周りの方に迷惑がられるため、制限されている可能性が非常に高いです。
そのため、中小企業の場合シュレッダーに掛けて処理を完了することも多いでしょう。
専門業者に依頼する
最後は最も確実な専門業者に依頼することがあげられます。
専門業者に依頼する場合には、多少の金額がかかりますが情報漏洩なしに確実な処理が可能です。
たとえば、弊社デルエフの場合にはスポットプランを利用すると他の専門業者よりもずっと安い金額で処理が可能になります。
もちろん大型の個人情報処分にも対応しているので、ぜひ参考にしてみてください。
大量の個人情報を処理するときに注意すること
大量の個人情報を処理するときに注意することは次のとおりです。
● 漏洩してはいけない個人情報はないか
● シュレッダーで細かく裁断されているか
それぞれ解説します。
漏洩してはいけない個人情報はないか
大量の個人情報を処理するときに注意するべきポイントの一つ目は、漏洩してはいけない個人情報はないかを確認することです。
たとえば、従業員名簿や特定情報に関する書類など、絶対に外に漏れてはいけない書類が混ざっていて、万が一漏洩したときに問題になる可能性があります。
もちろん一つ一つの書類を整理するには時間が掛かるため、ざっくりと処理する方のほうが多いと考えられますが、捨てる書類には細心の注意を払ってください。
シュレッダーで細かく裁断されているか
続いてはシュレッダーで細かく裁断されているかも確認していきましょう。
最近のシュレッダーは機能が向上していることから、動作不良になることも少なくなりましたが、それでもシュレッダーの刃は消耗品なので注意が必要です。
仮にシュレッダーの刃に不良が出ていた場合、完全な裁断ができずに重要書類の裁断がうまく行かないままゴミ袋に詰められることになります。
そうなると万が一持ち出された場合に、復元が簡単になってしまうので注意したほうがいいでしょう。
大量の個人情報を処理するときに専門業者に依頼したほうがいい理由
大量の個人情報を処理するときに専門業者に依頼したほうがいい理由は次のとおりです。
● 個人情報の漏洩が少ない
● コストで考えると依頼したほうが安くなる
詳しく解説していきます。
個人情報の漏洩が少ない
専門業者に大量の個人情報の処理をお願いするべき理由の一つ目は、個人情報の漏洩が少ない点です。
個人情報の漏洩が少ないというよりも、ほとんどないと考えてもらっても差し支えありません。
コストで考えると依頼したほうが安くなる
仮に個人情報処理を社員の方に依頼するとなると、どれだけ少なくとも書類の確認を含めて1〜2時間程度は必要でしょう。
となると、社員の方の基本給にもよりますが、だいたい2,000円以上のコストが掛かってしまいます。
そのため、専門業者に処理を依頼したほうが結果的にコストは安くなるはずです。
このように目に見えないコストをいかに見える化して外注化するかも考えておくといいでしょう。
大量の個人情報を処理するならデルエフまで！
大量の個人情報といっても、「大量」という言葉には会社の規模によっていくつかの違いがあります。
たとえば、小規模企業や個人事業の方にとってはダンボール1つでも大量の個人情報となるでしょう。
ですから、企業規模に応じた個人情報処分のプランがあると便利ですよね。
当社デルエフでは、このような要望に応えられるように様々なプランをご用意しているので、ぜひ確認してみてください。
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