大事な書類の捨て方とは？具体的な方法と注意点まで紹介
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本記事では、大事な書類の捨て方や、捨て方の注意点をわかりやすく解説します。
大事な書類の捨て方に迷っている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
大事な書類の捨て方3つ
大事な書類には、機密情報や個人的な情報が載っています。捨てた後に、これらの情報が漏えいしてしまうと、所属している企業の信用がなくなったり、ストーカーに発展して家族のプライバシーが暴かれたりと、さまざまなリスクがあります。
情報漏えいしないように大事な書類を捨てるには、以下3つの方法があります。
1. 資源ごみとして捨てる
2. 燃えるごみとして捨てる
3. 専門業者に依頼して捨てる
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
1.資源ごみとして捨てる
ほとんどの書類は、パルプ用材で作られている雑紙のため、資源ごみとして捨てます。
雑紙として扱われている書類には、以下のものがあります。
● 郵便物（はがき・封筒など）
● 配布物（幼稚園・保育園や小学校）
● ダイレクトメール
● パンフレット類
資源ごみとして捨てる際、他の素材が混じっていると処分できないことがあります。
封筒のセロファンは剥がしたり、配布物のホッチキスは外したりするなど、きちんと分別しましょう。
2.燃えるごみとして捨てる
捨てたい書類の量が多く分別する時間がない場合は、シュレッダーで書類を裁断し、燃えるごみとして捨てられます。
個人情報や機密情報を全て一機にまとめて処分できるため、手間や時間がかかりません。
シュレッダーには、業務用だけでなく家庭用の機器もあるため、サイズが小さいものであればお手頃な価格で購入できます。
シュレッダーで書類を処分することが多い場合は、家庭用のシュレッダーを購入しておくのがおすすめです。
3.専門業者に依頼して捨てる
大事な書類を大量に処分したい場合は、専門業者に依頼して捨てると、捨てる前の処理にかかる手間が省けて情報漏えいのリスクが軽減されます。
プライベートな個人情報だけでなく、事業の重要な情報が載っている書類が多くある場合、シュレッダーにかけるには時間がかかります。
書類をシュレッダーにかけられないと、情報が見えたままになるため、燃えるごみとして捨てられません。
この場合は、優良な専門業者に依頼して、安全に書類を処理しましょう。
大事な書類の捨て方の注意点
書類を安全に捨てるには、捨て方の注意点も理解しておく必要があります。
大事な書類には、住所などの個人情報や極秘プロジェクトなどの機密情報が載っていることがほとんどです。
自分で書類を捨てる際には、外部に情報が漏れることがないよう、重要な項目を分からないようにしておく必要があります。個人情報や機密情報などの情報を消す方法は、以下3つです。
1. 油性ペンで個人情報を塗りつぶす
2. 個人情報保護スタンプを使う
3. テープで個人情報を隠す
それぞれの方法を確認していきましょう。
1.油性ペンで個人情報を塗りつぶす
大事な書類の機密情報や個人情報が記載されている部分が少ない場合は、油性ペンなど消えないマジックペンで塗りつぶすのが簡単です。
ただし、紙の素材やペンのインクの濃さによっては、光に透かすと塗りつぶした部分がうっすら見えることがあります。黒い色の油性ペンで、何回か重ねて塗りつぶすのがおすすめです。
書類を捨てる前にきちんと塗りつぶされているかチェックしましょう。
2.個人情報保護スタンプを使う
個人情報保護スタンプは、不規則な文字で見えてほしくない情報を上書きできるため、情報の内容が分からないようにできるアイテムです。
ハンコ式だとスタンプを押したり、ローラー式だとローラーを転がしたりして情報を保護できます。
書類の量や隠したい情報が記載されているサイズを踏まえて、適切なサイズのスタンプを購入しましょう。
ただし、隠さなければいけない情報量が多い場合は、作業に時間と手間がかかるのがデメリットです。
3.テープで個人情報を隠す
見えてほしくない情報の部分を、ぐるぐるとテープで覆うと大事な情報を隠せます。
使用するテープは、家庭用の紙ガムテープや布ガムテープで構いません。
ただし、テープの巻き方が甘かったり、巻き忘れがあったりする場合は、情報が漏えいするリスクがあるため注意が必要です。
大事な書類の捨て方を選ぶ前に保存期間を確認しておこう
大事な書類の捨て方を選ぶ前に、まずは書類の保存期間をチェックしましょう。
企業で保管する書類は、法律や会社のルールで保存期間が決まっています。
保存期間を守らなかった場合、法律違反や税金の控除が認められないなど、損失を被る恐れがあります。
法定保存文書の保存期間一覧や会社の規約を見て、書類の保存期間を確認した後に、大事な書類を捨てましょう。
大事な書類の捨て方に迷うなら専門業者に依頼するのが安心
ここまで、大事な書類を捨てる方法、それらの書類を捨てる際の注意点を解説しました。
大事な書類には、重要な契約書や社外秘の会議議事録などの機密情報、住所や家族の情報が載っている戸籍謄本などの個人情報があります。
適切に書類を処理し、情報漏えいを防ぐためには、機密文書廃棄の専門家に任せるのがおすすめです。
創業85年間で情報漏れ0件、94％の高いリピート率を誇る当社にご依頼いただければ、安全に機密文書を捨てられます。
東京近郊であれば回収可能なケースもあるため、お気軽にご相談ください。
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