在宅勤務での機密文書の取り扱いは？流出に十分注意しよう！
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『在宅ワークで機密文書はどうやって扱えばいい？』
『注意点などあったら教えて欲しい！』
こんなお悩みはありませんか？
結論として、在宅勤務を行う場合には機密文書を閲覧しないようにしてください。
家庭内の通信環境は脆弱であり、外部の攻撃からきちんと機密文書を守ることができない可能性があるからです。
でも、そうは言っても、必要に応じて閲覧しなければいけないときが出てきますよね。
そこで今回の記事では、在宅勤務における機密文書の取り扱いについて注意点と管理方法を解説していきます。
最近の在宅勤務の流れ
総務省発表によると、最近の在宅勤務は全企業の内およそ10分の1が導入している現状はご存知でしょうか。
こちらの資料は平成30年の資料であり、昨今の社会情勢によってますます在宅ワークは増えてきています。
ここでは、その現状を踏まえ、機密文書の取り扱いの注意点を述べていきます。
コロナをきっかけに在宅勤務が増えている
まず第一に、昨今のコロナの影響により多くの企業で在宅勤務が推奨されています。
一部の上場企業などがニュースで取り沙汰されていますが、そもそもオフィスで仕事をする必要がない職種は一層在宅ワークが主流になっていくでしょう。
社内資料の持ち帰りなどで流出の危険性も高い
ただ、在宅勤務というと気になるのはそのセキュリティ面ですよね。
家庭で仕事をするにしても、社内資料にアクセスしたり、どうしても持ち帰らなければならない機密文書は発生してしまうものです。
例えば、プレゼン資料を作るための社外秘の営業資料などはその典型例でしょう。
こういった状況において、機密文書である社内資料が外部に漏れ出てしまう可能性は高いです。
在宅ワークでは機密文書流出がある？
さて先ほど在宅勤務での機密文書流出の危険性についてお話ししてきましたが、実際にはどういった事例が存在するのでしょうか。
ここではその事例を三つほど紹介していきます。
紙媒体は置き忘れに注意
紙媒体は置き忘れに注意しなければなりません。
在宅勤務で、場所の制約がない職種だと気分転換のためにカフェなどで仕事をする社員の方もますよね。
帰り際に荷物チェックを怠り、紙媒体の機密文書を置き忘れてしまうということも起こりがちですよ。
パソコンなどのデバイスは覗き見に注意する
先ほどの例でパソコン上で管理すれば大丈夫なのではないかと感じる方もいると思いますが、パソコン上では覗き見に注意してください。
不特定多数が行き来する場所に置いて、競合他社がいないとは限らず、無防備にパソコンの画面を開いたままにしてしまうと、そこから情報が流出してしまいます。
リモート時のIDとパスワード流出に注意！
在宅勤務で社内のサーバーにアクセスする際のIDとパスワードが流出してしまう可能性も高いです。
家庭の通信環境では、外部からの攻撃に脆弱性があり、何のセキュリティも施されていないということも大いにありますよ。
会社にとって、IDとパスワードは流出すれば不利益を被る可能性が高い機密文書・情報として考慮してくださいね。
在宅勤務時に機密文書の管理はどうする？
さて在宅勤務時には機密文書はどのように管理すればいいのでしょうか。
最後の項目ではそのポイントを3つ紹介していきます。
①会社のルールに従う
大前提として会社のルールには必ず従うようにしてください。
セキュリティ面であなたが個人的に推奨する方法であったとしても、ルールに従っておらず流出が起こってしまうとあなたの責任となってしまいます。
②機密文書閲覧時はネット回線を切る
機密文書は閲覧時にはできる限りネット回線を切って閲覧するようにしてください。
ネット回線をつけたままだと外部からの攻撃に無防備となってしまう可能性がありますが、そもそもネットに繋がっていなければ攻撃手段はほとんどありません。
情報機器はスタンドアローンとなっていれば、ほとんどの攻撃や妨害を防げることがおおいですよ。
③そもそもリモートワーク時に機密文書を閲覧しない
そもそも論になってしまいますが、リモートワーク時に機密文書を閲覧しないことが一番の対策です。
どうしても機密文書が必要になった場合には、上長に確認を取り出社できないかどうかを検討することが優先です。
そうすることでオフィスで機密文書を閲覧することができ、安心して業務に取り組めます。
在宅勤務が多くなり機密文書の処理に困ったら
在宅勤務の普及によって、ますます個人のセキュリティを強化する必要になる可能性が高くなることは今後簡単に予測できますよね。
紙媒体の機密文書を個人で作成することも今後増え、置き場所に困ることもあるでしょう。
そういったときは、業者に処理を依頼し、安全に業務を遂行できる環境を作ることが吉とでてきますよ。
業者にお困りの方はまず弊社デルエフをご検討下さい。
全国から格安な料金で機密文書廃棄を承ることが可能です。
まとめ
今回の記事では、 在宅勤務における機密文書の取り扱いについて解説してきました。
在宅ワークでは、そもそも機密文書を触らないようにすることを心がけ業務を遂行していくとよいでしょう。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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