名刺は立派な機密文書！退職する時はどうすればいい？

皆さんは名刺をどのように管理していますか？名刺は自分のものや顧客のものだったりと様々ですが、退職する際に名刺の処分について困ったことがある人もいるかもしれません。名刺は自分のものならいざ知らず、顧客の名刺は個人情報と同義であり、場合によっては内部情報が記載されている場合もあります。

この場合、名刺は機密文書と言っても過言ではないので、適切なやり方で処分する必要性があります。それでは、退職する際の名刺の取り扱いについてご説明しましょう。

名刺は他人から預かっている個人情報

まず、顧客からもらう名刺は他人から預かっている個人情報だと思いましょう。基本的に自分の名刺や顧客の名刺は会社の所有物扱いになるので、退職する際に勝手に持ち帰っていいものではありません。

つまり、退職する時は勤め先の会社に全て返却しなければならないのです。名刺は個人情報や機密情報の塊であり、勤務している間もずっと機密文書を持ち歩いていると言って良いでしょう。

退職する際に名刺を返却しなかった場合、本人にその気がなくても不特定多数の人や第三者に見られて情報が漏れる可能性は十分にあります。この時の情報漏洩がきっかけで大変な騒ぎになる可能性があるため、忘れずに返却することが大切です。

しかし、会社に名刺を返却しようとすると、返さなくてもいいと言われることがあります。その時は自分で処分することになります。

名刺の処分方法

名刺が立派な機密文書と同義である以上、しっかりと処分する必要性があります。

しかし、一般的な機密文書と違うのは、サイズが小さいことです。サイズが小さい分、細断しやすい上に1枚1枚処分するのに時間がかからないのが大きなポイントです。したがって、シュレッダーで処分するのもアリでしょう。

ただ、それでも心配だというhちおは、一度も漏洩事故を起こしたことがない機密文書専門処分業者に依頼するのがおすすめです。

まとめ

名刺を雑に扱っている人もいるかもしれませんが、くれぐれも個人情報や機密情報を取り扱っていることを忘れないようにしましょう。退職する時はきちんと全て勤め先に返却するか、もしも返却しなくてもいいのであれば自分で処分するのが得策です。

シュレッダーで処分してもいいですが、ハサミでは心許ないので機密文書の専門処分業者に依頼すると良いでしょう。