名刺は機密文書？その取り扱いとは？

『名刺って機密文書なの？』
『そうだとしたらどのように処理する？』
こんな疑問はありませんか？
名刺は個人情報がたくさん載った紙媒体です。
もしあなたが外部から貰った名刺を紛失してしまうと、懲戒が行なわれる場合もあります。
そこで、今回の記事では、そんな名刺の管理方法について詳しく解説していきます。

名刺は機密文書に該当するのか？

結論から言うと、名刺は機密文書に該当します。
これは何故かというと、会社名や携帯番号などその個人を特定することができる情報が載っているからなんですね。
では、この機密文書である名刺にはどのような注意点があるのでしょうか。
ここでは詳しく解説していきます。

会社によって管理方法はまちまち

名刺の管理方法については、その会社によってまちまちであるのが現状です。
営業マンが個人で管理していたり、部署毎に一括で管理していたりなど、管理方法は業種によって異なるでしょう。
営業マン個人の裁量が多いところだと、一個人で管理している場合が多く流出の危険性は高まりそうです。

基本的には全て保管する

名刺を捨てるということは得意先になる可能性のある顧客情報を消去してしまうことと同義です。
機密文書廃棄の前に、できる限り保管を行うようにしてください。
市販の名刺用のフォルダーも存在するので、管理方法はあなたに適した形を探すとよいでしょう。

正しい捨て方を行わければ情報漏洩になってしまう

もし仮に名刺を捨てなければならなくなった場合に、正しい捨て方をしないと情報漏洩が起きてしまう可能性があります。
冒頭でもお話したように、名刺には個人情報が非常に多く記載されているため当然と言えますよ。
その会社と取引をしたいと考えている方にとって、当該会社で働く人の名刺はどうしても必要になるものなので、注意して捨てるようにして下さい。
最低限シュレッダーにかけることを意識してくださいね。

最悪の場合訴訟に発展する場合も

名刺を個人で所有する場合には、守秘義務が発生し業務以外やその会社以外の場でしようすることはできなくなります。
あなたが転職先でその名刺の情報を使用した場合には、元の会社から損害賠償請求を訴えられる可能性もありますよ。
後ほど詳しく解説しますが、名刺の管理には細心の注意を払うようにしてくださいね。

名刺の正しい処理方法とは？

さて、名刺の正しい管理方法には何があるのでしょうか。
ここでは、あなた自身の名刺と、外部から貰った名刺で違いを見ていきます。

あなた自身の名刺の場合

あなた自身の名刺に何か不都合が起こった場合には、人事部などの名刺を発注する部署に相談するようにしてください。
会社を退職するときにも当然その会社の名刺は持ち出し厳禁です。
人事部に返却し、自宅に置いてある分などは早急に郵送して処理してくださいね。

外部の名刺の場合

外部から貰った名刺の場合、保管方法はまちまちであることは先程お伝えしました。
あなた自身が管理する場合には、名刺入れに無造作に入れるのではなく、できる限りファイリングを行うようにしてください。
こうすることで、顧客連絡先を見つけることも容易になり業務効率もアップします。

機密文書は全て漏洩リスクを考慮しよう

繰り返しになりますが、名刺は機密文書です。
そのため、必ず漏洩リスクに備え対処していく必要がありますよ。
ここでは、そんな気になる機密文書の漏洩リスクについて解説していきます。

機密文書をきちんと処理しないと…

特に特定個人情報などは処理方法のガイドラインなども策定されており。処理方法がルール化されています。
そこで、こういったルールに違反した取り扱いをしていると、管轄する行政から指導が入ることもあり、最悪訴訟にまで発生する危険性もありますよ。

自分で処理する危険性

そこで、適宜自分で処理しようと考えている方も多くいらっしゃると思いますが、自社や自身での処理には注意してください。
例えばシュレだーであっても家庭用のものを使うと、復元されてしまう可能性もあります。
きちんと捨てたと思っていても、結局漏洩してしまえば意味がないですよ。

機密文書の処理に困ったら

機密文書廃棄については専門業者に依頼することを考えておきましょう。
専門業者を使うと、意外と高く付くかもと考えると思いますが、そんなことはありません。
特に弊社デルエフでは実績も公開しているので、できる限りこういった会社を使用するようにしてくださいね。

まとめ

今回の記事では名刺の保管方法や処理方法について解説してきました。
最終の廃棄方法を間違えてしまうと、そこから情報漏洩が起きてしまうため、細心の注意を払って下さいね。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。