個人情報の処分方法を考えよう
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「個人情報の処分のときに気をつけるべきこととは？」
昨今情報流出が多くなってきており、個人情報の流出を防ぐためには力を入れなければなりません。
当記事では個人情報の処分方法とともに、どのような注意点があるのかを詳しく解説していきます。
個人情報処分の種類
個人情報処分の種類には色々な方法がありますが、書類別に確認していきましょう。
具体的には次のとおりです。
● 機密文書の処分方法
● データの処分方法
● 個人家庭の情報の処分方法
それぞれ解説します。
機密文書の処分方法
書類別の個人情報処分方法の一つ目は、機密文書です。
機密文書とは企業で使われる様々な書類の中で、基本的に社外に持ち出さない書類を指します。
この中でも特に個人情報と呼ばれるのは顧客情報や社員のマイナンバー情報が書かれた書類です。
これらの情報が外に流出してしまうと、お客様からのクレームにつながったり二次被害を及ぼしてしまう可能性もあるので注意しましょう。
具体的な処理方法としては、溶解処理を行うことが好ましいです。
データの処分方法
続いての処分すべき個人情報はデータ関連です。
現在では機密文書として名簿形式で顧客情報を管理している企業は少なく、必要に応じてエクセルなどの表リストを使って顧客情報を管理していることでしょう。
どのような場所からでもアクセスできるように、クラウドサービスとも連携している可能性が高いです。
とはいえ、このような顧客情報を処理するのに単に「ゴミ箱」に入れて消去するだけでは足りないということはご存知でしょうか。
分解されたデータはパソコン上に残り続け、仮に中古PCとして下取りに出したときにデータが抜かれてしまう恐れもあります。
ですから、パソコン上のデータはゴミ箱で処理したからといって安心するのではなく、専用のソフトを使ってきちんと完全消去するようにしましょう。
個人家庭の情報の処分方法
最後は個人家庭の情報の処分方法です。
個人家庭では、企業のように顧客名簿を管理するといった機密文書を取り扱うことはありませんが、クレジットカードなどの利用明細書と住所が紐付けられた文書が届くこともあるでしょう。
このような書類は基本的に処分を間違えてしまうと名簿屋に登録されてしまい、不必要な営業やDMが送られてくることになります。
ですから、個人家庭だからそのまま捨てても大丈夫といった考えをなくしきちんと溶解処理まで行うことを念頭に置いておきましょう。
個人情報の廃棄や処分のときに注意すること
ここまで個人情報の処分方法をお伝えしてきましたが、廃棄や処分するときに注意するべきことは次のとおりです。
● 書類は必ず溶解処理まで行うこと
● データを完全に消去を行うこと
● シュレッダー処理を行う場合は最低限焼却処理をすること
それぞれ解説していきます。
書類は必ず溶解処理まで行うこと
個人情報を扱う機密文書やクレジットカードの明細書などは必ず溶解処理まで行いましょう。
というのも、シュレッダーで簡単に処理しただけでは復元される可能性があり、二次被害を及ぼす可能性もあるからです。
たとえば、健康診断書を復元された場合コンプレックスと思われる情報が流出してしまい、DMが送られてくることもあるでしょう。
実際このような被害があって流出した個人情報1件につき数万円の損害賠償が行われた事例もあります。
個人と企業どちらもきちんと対策を行うために弊社デルエフのような溶解処理業者に依頼することを考えてください。
データは完全に消去を行うこと
続いては冒頭でもお伝えしたようにデータは完全に消去することです。
パソコンに残ったデータは専用のソフトウェアを使わなければ、復元が可能です。
そのため万一下取りでパソコンを業者に売却したときに、重要な情報が抜かれてしまう恐れもあります。
ですから、基本的にパソコンの情報は一度ゴミ箱で消去したら、さらに専用のソフトウェアを使って完全処理するようにしましょう。
シュレッダー処理を行う場合は最低限焼却処理をすること
最後にシュレッダー処理を行う場合には最低限焼却処理をすることを徹底しましょう。
ご家庭でもシュレッダーを配置して、裁断処理を行うことは多いと考えられますが、裁断処理だけでは紙を復元されてしまう可能性があります。
そのため、完全に復元不可能にするためにはシュレッダー後にきちんと焼却処理まで行うようにしましょう。
まとめ
今回の記事では、個人情報の処分方法を中心にお伝えしてきました。
個人情報は企業とご家庭どちらもが持っているものであり、処理を誤れば二次被害が出てしまいます。
そのため、万全を期すのであれば必ず弊社のような専門業者に依頼して溶解処理まで行いましょう。
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