企業における機密文書とは？訴訟にも関わる重要な書類！

『機密文書って結局何を指すの？』

『機密文書が漏洩する可能性ってあるの？』

こんな疑問をお持ちではないですか。

機密文書はその重要度に応じてレベル別に分けられています。

どの段階であっても機密文書の流出はあってはならないことです。

もし、流出してしまったらどうなってしまうのでしょうか。

そこで、この記事では機密文書処理の専門業者であるデルエフが機密文書について詳しく解説していきます。

この記事を読むと、機密文書が流出した場合についても詳しく分かるので是非最後までご覧ください。

企業の機密文書には何があるの？

企業の機密文書というと、人事書類や決算書類など多岐に渡ります。

これら一つ一つの文書には秘や極秘、社外秘といった段階に分けられているのはご存知でしょうか。

ここではなぜこのように分かれているのかについて解説していきます。

段階別に文書の名称が変わる

繰り返しになりますが機密文書は基本的に3種類に分けられます。

これは段階別に分けられているもので、レベル別で言うと極秘文書が一番機密性が高いです。

こちらは社内の人間でも限られた人間しか閲覧することが許されません。

段階が決まる基準は損失が会社に与える損失度合いによる

では、どういう風にレベル分けされているかというと、その文書が流出したことによって会社に与える損失度合いによって分けられています。

例えば極秘文書が流出した場合には、関係各社に多大な影響を与え、自社の存続に関わる文書という具合です。

機密文書に属するものは基本的に流出させてはいけないですし、流出が起きるような事態も避けなくてはいけません。

企業から機密文書が流出するとどうなる？

さて、実際に企業から機密文書が流出するとどうなるのでしょうか。

ここでは起こりうる事態について解説していきます。

関係各社の損失につながる

まず、どのレベルの機密文書でさえ流出してしまえば、関係各社に対して大なり小なり影響を与えてしまいます。

繰り返しになりますが極秘文書が流出してしまうと、自社の存続に関わることになります。

訴訟問題につながる

機密文書の流出によって、自社に降りかかるのは訴訟問題です。

例えば、各社に対して損失を与えた場合には損害賠償請求が来ることになりますよ。

機密文書流出により、他の会社の営業活動を妨害した場合には莫大な請求額に昇る可能性が非常に高いため、漏洩は必ず避けなくてはなりません。

企業から機密文書が流出した事例について

さて、では企業から機密文書が流出する事例にはどういったものがあるのでしょうか。

ここでは、その事例について詳しく解説していきます。

管理ミスや紛失等による漏洩

まず一番に多いのが管理ミスや紛失です。

この両方は密接に関連しており、管理がずさんであれば、それに伴って紛失につながることが多いです。

気づいたときには結局のところどこに行ったかが分からない場合が多いです。

窃盗や不正な持ち出し

次に多いのが、企業情報を盗みだされることや不正な持ち出しによる漏洩です。

こちらは防ぎようがありませんが、正当な許可なく保管室などに入れるようになっていることも原因になります。

企業からの流出を避けるには

事例のところでお話しましたが、機密文書の流出は気をつけていても起こることです。

では、どのようにして防いでいくのかこの項目ではお話していきます。

管理の徹底を行う

まず行わなければならないのが管理の徹底です。

具体例をあげると保管室に許可なく入れないようにするや、入退室の管理を行うなどがあげられます。

まず入り口の管理を徹底するようにしてくださいね。

不要な機密文書は処理を行う

すぐに使用する機密文書は保管する必要がありますが、保管期限が過ぎたものは順次処理を行っていく必要があります。

保管期限は各書類に法令で定められているため、そちらを参考にして随時処理を行っていきましょう。

ただし、シュレッダーにかけるだけでなく文字情報を見えなくする必要がありますよ。

大量の廃棄物が出るなら廃棄業者に依頼する

機密文書の処理に関して大量の廃棄物が出る場合には、焼却処理だけでは間に合いません。

そのため、必ず廃棄業者を通して処理をするようにしてください。

漏洩は会社に対して多大な損失を与えてしまいます。

その業者の中ではデルエフが最安料金で最高のサービスを提供しています。

もし、処理業者をお探しであればこちらからどうぞ。

まとめ

今回の記事では機密文書についてを解説してきました。

実際のところ機密文書漏洩があれば、自社だけの問題では済みません。

管理を徹底し、処理の段階でも漏洩がないように業者を通した処理を依頼するようにしてくださいね。

最後までご覧頂き誠にありがとうございました。