企業で保管している書類の保存期間とは?適切な管理をしよう

企業で保管が義務づけられている書類には、とっておくべき保存期間が定められています。「1年経ったから……」と処分しようとしている書類が、実は10年の保存期間が決められているかもしれません。

保管するべき書類を間違えて処分することがないよう、正しい保存期間を知っておきましょう。

人事・労務で保管している書類の保存期間

まずは、人事・労務で保管している主な書類の保存期間です。

・健康保険や厚生年金保険、雇用保険に関する書類:2年間
・労働者名簿や退職書類、労災保険などの書類:3年間
・雇用保険の被保険者に関する書類:4年間

経理で保管している書類の保存期間

次に、経理で保管している書類の保存期間です。

・源泉徴収簿:7年間
・会計帳簿や決算書類:10年間

総務で保管している書類の保存期間

次に、総務で保管している書類の保管期間です。総務で保管している書類は会社情報に関する書類が多いため、永久保存が義務付けられたものばかりです。たとえば、登記や知的所有権などの権利に関する書類は永久保存になります。

株主総会の議事録や取締役会の議事録は10年の保存期間が定められていますが、通常の社内会議は3年の保存期間です。

廃棄する必要なし!永久保存の書類一覧

最後に、廃棄してはいけない永久保存の書類を一覧でお伝えします。

・会社の設立・登記に関する書類
・登記簿関係書類
・特許書類
・控訴関係の書類
・会計監査に関わる文書
・業務監査に関わる文書
・株主総会関係書類
・株主名簿・移管登録簿・その他株式や株主に関する書類
・自社の株式に関する文書
・決算に関する書類
・株式増資関する書類
・固定資産関係書類
・役員・従業員の人事に関する重要文書
・従業員の労務・人事・給与・社会保険関係書類
・労働協約に関する文書

まとめ

部署ごとに決められた保存期間が違います。公的に決められた保存期間だけでなく、企業ごとに詳細な保存期間を定めている場合もあります。自社で決められている保存期間を把握して、適切に取り扱いましょう。

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