二度と見られなくなるのが不安なら〇〇！書類廃棄の前にすることとは？

書類を廃棄をすることを躊躇ってしまう一番の理由は、「書類が見られなくなってしまうから」ではないでしょうか。たしかに、処分してしまった書類はもう見ることができません。

よく考えて処分の決断をしたとしても、やはり完全に見られなくなることに抵抗がある方もいますよね。

そこで今回は、書類の廃棄に抵抗がある方へオススメの保管方法をご紹介します。この方法を使えば、書類自体を処分しても何度でも見返すことができるのです。

書類が捨てられなくてお困りの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

書類の廃棄で一番の不安は「見られなくなること」

書類を廃棄した方がいいことはわかっていても、処分してしまった書類は二度と見られなくなってしまうことを思うと、不安で廃棄できない。

捨てたい→でも不安→書類は溜まる→捨てたい→でも……

という悪循環にはまっている方もいるかもしれませんね。

たしかに、廃棄してしまった書類は二度と戻ってきません。しかし、捨てる前にあることをするだけで、処分後も書類の内容を見ることができる方法があります。

不安なら廃棄前にスキャンしよう

処分した書類の内容を後から確認する方法、それは「スキャンをしておくこと」です。スキャンしたデータを保存しておけば、いつでも何度でも書類の内容を見返すことができます。

書類の本体は廃棄できるのでオフィス内はすっきりできますし、パソコンやサーバーの容量さえあれば、紙で保管するよりもたくさんの書類を保管できるのです。

オフィスでは広さが限られているので、書類を保管するスペースもたくさんは確保できません。しかし、パソコンやサーバー内なら後から容量を増やすこともできるので、いくらでもデータを保存できます。

また、紙で保管していると虫やカビが発生することがありますが、データであればそのような心配もありません。

「どのような内容のスキャンデータなのか」がわかるファイル名をつけて、サーバー内で書類を見つけやすいように整理しておきましょう。

まとめ

書類を紙のまま残しておきたい人の多くは、二度と見られない状況になることに不安を感じているのではないでしょうか。

たしかに、書類を廃棄すると復元することは難しいですが、処分前にスキャンしておけば、後から何度でも見返すことができます。また、もし紙で出す必要があれば、スキャンしたデータを印刷すればOKです。

スキャンしたら、書類本体は廃棄してしまいましょう。その際は情報漏洩に注意して、適切な方法で処分してくださいね。廃棄書類が大量にあるのなら、機密文書廃棄業者の利用もおすすめです。