プライバシーマークの有効期限は2年間！取得方法を解説
 |  |
 |  |
「更新するために必要なことってなに？」
「更新前に、プライバシーマークの取得方法を振り返りたい」
このように感じていませんか？
プライバシーマークの有効期限は2年間で、更新手続きが必要です。
今回はプライバシーマークの有効期限と、有効期限を忘れたときに確認する方法を解説します。
プライバシーマークの有効期限は2年間
プライバシーマークの有効期限は、2年間です。
有効期間満了の8か月前から4か月前の日までに、更新申請書類を提出してください。
何も手続きをせずに有効期限満了日をむかえてしまうと、自動的に失効となるため注意しましょう。
有効期限を忘れたときの確認方法
有効期限を忘れたときの確認方法は、以下の方法で確認可能です。
● 登録証を確認
● JIPDECのホームページを確認
更新期限がいつかわからなくなっても慌てずに、確認しましょう。
具体的に説明します。
登録証を確認
プライバシーマークを取得した企業には、登録証が届きます。
有効期限が記載されているため、いつまで有効なのかがわかります。
JIPDECのホームページを確認
プライバシーマークを取得している企業は、JIPDECのホームページに記載されています。
「プライバシーマーク付与事業者検索」で、社名を入れると有効期限の確認が可能です。
アルファベットの社名の場合は、大文字で入力しましょう。
更新審査までに必要なこと
更新審査までには、以下のことをする必要があります。
● 2年分の実施記録の収集
● 申請書類の作成
● 申請書類の提出
● 現地審査時の応対など
更新書類を審査機関に送るときは、前回の申請内容と変わりがないか確かめましょう。
たとえば2年間で従業員が増えた場合は、審査費用が2年前の倍になる可能性が高くなるからです。
書類作成前に、会社の現状が変わっていないかを確認しましょう。
プライバシーマークを取得するまでの5ステップ
プライバシーマークを取得するまでの5ステップは、以下のとおりです。
1. 取得するために計画を作成する
2. 必要な文書を用意する
3. 申請する
4. 審査を受ける
5. 証明書が発行される
プライバシーマークをスムーズに取得するまでに、入念な準備を行いましょう。
1.取得するために計画を作成する
まず取得するために、計画作成をする必要があります。
計画するためには、以下の内容を検討しましょう。
社内責任者 ● 社内責任者とは、取得のための取りまとめ役のこと
● 管理部門の社内責任者か、社長がなる場合もある
● 連絡や進行役を任される
取得期日 ● 取得したい日時を決める
● 動き出してから半年から1年で取得している企業が多い
● 審査日程がとりにくい場合もある
審査機関 ● 全国で200審査機関がある
● 期間により「入会金」や「年会費」がかかる
● こだわりがない場合は、近場の審査機関がおすすめ
● 審査場所に迷った場合は、コンサルへの相談を検討したほうがよい
コンサル会社の利用の有無 ● 利用することで、知識やリソース不足を補える
● コンサル会社によってサポートが異なる
2.必要な文書を用意する
プライバシーマークの要求事項に基づいたルールを決めて、必要な文書を用意しましょう。
文書の種類は、以下のとおりです。
● 個人情報一覧
● 法令
● リスクアセスメント
● 委託先評価
● 認識
● 監査
● マネジメントレビュー
上記に加えて、プライバシーマークの要求事項を反映した帳簿類の準備も必要です。
3.申請する
申請とは、プライバシーマークの認定を受けるための申し込みをさします。
申請書には、提出が必要な書類が約20種類ほどあります。
● プライバシーマーク付与適格性審査申請書
● 個人情報保護体制
● 教育実施サマリー
● 事業者概要
● リスク分析結果の写しなど
提出書類は申請期間により異なるため、審査機関のサイトで確認しましょう。
4.審査を受ける
審査は3種類あり、内容は以下のとおりです。
形式審査 ● 申請された書類に不備がないか確かめる
● 不備があると修正や追加が求められる
文書審査 プライバシーマークの要求事項に沿って作成された規定か、要求事項を満たしているか確かめる
現地審査 ● 審査員が会社に訪れる
● 個人情報の管理ルールがあるか、ルール通りに運営されているかを確認する
● よほどのことがない限り落ちない
5.証明書が発行される
審査が通ると、証明書が発行されます。
しかし審査に受かったあとに「付与登録証」を支払いましょう。
支払わないと、認証書が送られてこないからです。
プライバシーマークの有効期限を忘れず更新しよう
プライバシーマークの有効期限は2年間で、忘れてしまうと自動的に失効します。
更新時期がいつなのかを検索し、手続きを忘れないようにしましょう。
デルエフではプライバシーマークの重要性を説き、いち早く習得しました。
創業85年にわたって機密書類の廃棄・溶解・シュレッダー処理において漏洩事故ゼロの実績があるため、機密保護を実現させたい方は、活用してみてください。
| |
| |
