フリーランスが書類を安全に処理できるサービスって？

副業が解禁され、個人事業主（フリーランス）として働く人も増えてきました。個人とはいえ、仕事をしている以上、書類は増えてくるものです。

自分ひとりの情報であれば問題なくても、事業関係者の情報が漏洩してしまっては問題になります。本業の会社でも「ずさんな管理をする人」と悪いイメージがついてしまう可能性も…。

そこで今回は、安全に書類を廃棄する方法についてご紹介します。

情報漏洩のリスクをかなり下げられる安心な廃棄方法は、廃棄業者へ依頼すること。

どうして廃棄業者の利用がオススメなのか、業者を選ぶ際のポイントもご紹介していきます。

この記事を参考に、副業でも本業でも信頼される文書管理をしていきましょう。

個人で事業主。書類は2倍以上になる

冒頭でもお話しした通り、個人事業主として働く人が増えてきました。副業がそのまま本業となり、フリーランスとして独立する人も増えているようです。

個人事業主として働くことにより、個人として受け取る書類以外にも、事業関係の書類が多く発生します。自宅で作業されている方、お宅に書類があふれかえっていませんか？

個人として受け取る書類には、
・公共料金の明細
・ダイレクトメール
・知り合いからの郵便物
など、月に数回しか受け取らない方もいるかもしれません。

そこに事業関係の書類が加わると、
・見積書
・納品書
・請求書
・仕事の受注内容（発注書）
・保存しておくべきメールのプリント
など、一気に機密文書の量が増えてしまいます。ご自宅に書類があふれるのも納得ですね。

それではこれらの書類を廃棄するには、どのような方法があるのでしょうか？

フリーランスの書類を廃棄する方法

ここまで、フリーランスや個人事業主として働き始めると「書類が多くなる」ということをお話ししてきました。

次に、廃棄する方法について見ていきましょう。方法としては、次の3つが挙げられます。

・ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てる
・家庭用シュレッダーで裁断する
・廃棄業者を利用する

中でもおすすめは、廃棄業者の利用です。
それぞれの廃棄方法のメリット・デメリットと合わせて、ご紹介します。

ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てる

まず1つ目の廃棄方法が、ハサミで切ってから燃えるゴミに捨てることです。

個人情報などの書かれた大切な部分だけを、ハサミで切って捨てる方法。

手軽にできるところがメリットで、量が少ない時なら問題ないかもしれません。

しかし次第に厳しくなっていきます。というのも、事業を拡大していくごとに、書類の量が増えるだけでなく、書類の中の重要情報が増えていくからです。

毎回用紙全体を細かく切り刻む必要が出てくるので、時間的にも、手にも負担が大きくなってしまいます。

家庭用シュレッダーで裁断する

2つ目の廃棄方法は、家庭用シュレッダーで裁断することです。

ハサミよりは断然楽な方法になります。ゴミを捨てる作業や電気代のコストがかかるのがデメリット。また、家庭用シュレッダーは裁断の目が粗いため、せっかくシュレッダーにかけても書類の情報を読み取られる可能性があります。

情報を守りながら廃棄するという点では不安が残るため、あまりおすすめできません。

廃棄業者を利用する

フリーランスの書類を廃棄する方法3つ目は、廃棄業者を利用すること。

これが一番おすすめの方法です。廃棄業者ではシュレッダー処理をした後、紙を繊維にまでほぐす溶解処理をおこなっているところがあります。

溶解処理をおこなった書類を復元することは、ほぼ不可能なので情報が漏洩する心配はありません。

本業と副業で忙しいという方でも、「書類を箱に入れて送るだけ」という手軽さが人気になっています。

廃棄業者を選ぶ際のポイント

廃棄業者を利用するにあたり、たくさんの業者の中からどうやって選べばいいのでしょうか？

今回は特に注目するべき3つのポイントをご紹介しますね。

・Pマークを取得しているかどうか
・1箱から受け入れてくれるかどうか
・きちんとした実績があるかどうか

Pマークを取得しているかどうか

大切な機密情報の廃棄を頼むからこそ、きちんとした管理をしている業者に任せたいですよね。

その際の指標となるのが、「Pマーク」を取得しているかどうかです。Pマークというのは、「プライバシーマーク」といい、個人情報の管理に関して一定のレベルを満たしているかを判断した認定のこと。

Pマークの取得も大変ですが、取得後も一定期間ごとに監査が入り、基準を守っているかを定期的に確認されるため、継続して取得している廃棄業者は信頼できるでしょう。

1箱から受け入れてくれるかどうか

次に、1箱から受け入れてくれるかどうかも、きちんと確認しておきたいポイントです。

個人事業主は、一般の企業に比べると書類の量は少なめです。でも書類に含まれる機密情報は、決して漏洩してはいけないものばかり。

廃棄業者によっては、ある程度の箱数がないと回収できないところもあるため、少量から回収してくれるかどうかを確認しておきましょう。

きちんとした実績があるかどうか

最後に、きちんとした実績があるかどうかも確認します。

最近サービスを始めたばかりの業者は、安全性に少し不安があるかもしれません。何かトラブルが起こったときに、うまく対応できず、事態が悪化してしまう可能性もあります。

一方で、無事故で長く続いている業者は信用できると言えるのではないでしょうか。長く機密文書の廃棄に携わっているということは、きちんとしたノウハウを持っています。無事故を継続しているということは、情報に関する管理も徹底されているということ。

依頼する業者にきちんとした実績があるかどうか、しっかりとチェックしておきましょう。

まとめ

個人事業主として仕事を始めると、どうしても書類の量は増えてしまいます。

だからといって適当に処分していては、情報漏洩の可能性もあり危険です。トラブルが起こってしまっては、信用を失うことに繋がります。

自宅で対応できる廃棄方法を使うのも良いですが、おすすめは廃棄業者を利用すること。安心・安全に廃棄ができますし、処理にかける時間を事業に充てることができます。

駆け出しのフリーランスの方にもおすすめの廃棄方法です。