パワポの機密文書はどう保存する？そのテクニックを解説！

『パワポって機密文書に該当するの？』
『できれば保存方法のテクニックが知りたい』
こんなお悩みはありませんか？
パワポと言うとビジネスツールとして有名ですが、取り扱いに注意しないと機密文書が流出してしまう恐れがあります。
そこで今回の記事では、機密文書処理の専門業者であるデルエフがパワポの保存方法についてそのテクニックをお伝えしていきます。
この記事を読むと、パワポをどのように管理すればいいのか分かるので是非最後までご覧ください。

パワポも機密文書に該当する恐れ有り

実はパワポも機密文書に該当する恐れがあるのはご存知でしょうか。
社内外で使われるパワーポイントは、昨今では非常によく使われるツールですが、他者に提供するデータであっても、自社の顧客情報などを扱うため、ほとんどの場合機密情報に値します。
特に数字の面など、関係する会社以外にばれてしまうと不利な状況に陥ってしまうこともあるため、きちんとした対応が必要です。
ここでは、社内向け資料と社外向け資料両方の場合について、どのようなパワポ資料が機密文書に該当するのかを解説していきます。

社内向け資料の場合

まず社内向け資料の場合、賃金の話であったり個人情報が載せられているパワポ、また採用に関する話などは確実に機密文書となりますよ。
特に人事部が発表する資料などは、現在の社内の状況がわかるため保存には慎重になった方がいいです。
可及的速やかに処理をするか、後ほど詳しく解説する保存方法で保存しておきましょう。

社外向け資料の場合

社外向け資料の場合、機密文書にあたるかどうかの判断が分かれるところです。
ただどんなデータを使うかを情報セキュリティ担当者が全てチェックすることができないので、社内のルールとして全て機密文書として取り扱った方がいいですよ。
どんなデータであれ、活用方法によっては様々な不利益も出るため、 どこでどのような説明をしたのかについては管理を徹底してください。

パワポを機密文書として取り扱う際のテクニック

さて実際にパワポを機密文書として取り扱うにはどのようなテクニックがあるのでしょうか。
ここでは具体的な解決策をいくつか提示させていただきます。

スライド状態で保存しない

まず大前提として、誰かが編集できるスライド状態で保存をしないことを徹底してください。
保護をかけることもできますが、そのパワポ資料の重要度に応じて、何重にもロックをかけることをお勧めします。

社外秘の透かしを入れる

全てのパワポ資料で社外秘の透かしを入れることは、社内ルールとして徹底してください。
社外秘の入れ方は、スライドマスタから書式を設定することによって可能となっています。
一度書式を設定しておけば、使い回しが可能なのでフォーマットを配布するのも良いでしょう。

保存場所に気をつける

社内向け資料であっても社外向け資料であっても、保存場所には気をつけてください。
例えば、利用するUSBメモリを固定したり、保存場所をネットに繋がっていないパソコンにするなど様々な施策が必要です。
個人別に管理させてしまうと、機密文書がどこに行ってしまったのかがわからないという状態になってしまうため、徹底して行うようにしてくださいね。
おすすめとしては、紛失の恐れがないように Googleドライブにまとめて保存しておくことです。
管理者権限をきちんと管理すれば、ほとんど漏洩することもありませんよ。

送付する際は暗号化と2重ロックをかける

必要に迫られてパワポ資料を社外に送付することも出てきます。
その際には、必ずパワポに対してパスワードをかけることと、送付するZIPフォルダーにもパスワードをかけておいてください。
こうすることで、万が一そのファイルが漏洩したとしても、パスワードを知らなければかけられないという状況を作り出すますよ。
より安全性を考慮するのであれば、ファイル転送サービスを使えば、3重ロックも可能なので参考にしてみてください。

パワポを機密文書として保存するためには？

パワポを機密文書として保存するためのテクニックにはどのようなものがあるのでしょうか。
保存には細心の注意を払うべきであり、ここで紹介するテクニックを是非参考にしてみてください。

PDF化する

まず第一に、PDF化することをお勧めします。
PDFであれば、コピーを禁止することも簡単ですし、保護をかけることも簡単です。
読み取りができないように 変換して保存しておくようにしてください。

画像化を行う

また画像かも有効な手立てです。
画像にしておけば、簡単に文字の読み取りはできませんし、手打ちでコピーしようとしてもかなりの時間がかかってしまいます。
画像化は、名前を付けて保存のところから各種形式を選んで行うことができますよ。

まとめ

今回の記事ではパワポの機密文書について解説してきました。
ほとんどの説明資料であるパワポは、様々なデータが使われており機密文書に該当する可能性が非常に高いです。
きちんとした管理のもとルールを徹底して漏洩がないようにしていきましょう。
最後までご覧いただき誠にありがとうございました。