テレワークで使う書類はできるだけ電子化しよう
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「テレワークで廃棄したい書類が増えてきたけれど、どう処分したらいいかわからない」
「テレワークで便利だから、書類を電子化して紙の書類は廃棄したい」
このように悩んでいませんか？
テレワークを積極的に活用するにあたり、問題になってくるのが紙の書類の扱い方です。
本記事では、テレワークにおける書類の扱い方や電子化の進め方を解説します。
テレワークにおける紙書類の扱い方
テレワーク拡充にあたり、紙の書類は積極的に電子化しておく事をおすすめします。
なぜなら紙の書類を持ち歩くと、社外で紛失するリスクが高まるからです。
やむを得ず社外に持ち出す場合は、あらかじめルールを設定しましょう。
ここからは、テレワークにおける紙書類の扱い方について具体的に解説します。
紙書類は極力電子化しておく
ふだん使用している紙書類は、極力電子化しておきましょう。
テレワーク時に紙書類をたくさん持ち帰るのは、以下の理由でおすすめできません。
● 荷物が重たくなる
● 書類の紛失リスクが高い
● 持ち帰った本人以外の人に共有できない
もちろん、すぐには電子化できない書類もあるはずですが、優先順位を決めて電子化しておくことで、テレワークに適した環境になります。
やむを得ず社外に持ち出す場合はルールを設定する
やむを得ず社外に紙の書類を持ち出す場合は、あらかじめルールを設定しておきましょう。
どの書類がどこにあるか把握できていないと、情報漏洩や内部不正の要因になる場合があります。
社外持ち出しルールは、たとえば次のようなものがあります。
● 紙書類の処分は社内で行う
● 覗き見防止のため家以外の場所で使用しない
● 持ち出し書類の管理台帳に記載する
ルールに則って書類を管理することで、全員が書類の状況を把握でき、仕事の補助も行いやすくなります。
テレワークで使用した書類は家で廃棄しない
テレワークにともない社外に持ち出した紙書類は、勝手に家で廃棄しないようにしましょう。
というのも、書類を家庭ゴミで廃棄することで、情報漏洩の原因になり得るからです。
情報を塗りつぶしたりハサミで裁断したりして気をつけて廃棄する方もいるかもしれませんが、それでも復元を図って情報を盗み取ろうとする人はいます。
社内の重要な機密書類に指定されていないからといって、家のゴミ箱に入れると、のちのち情報が漏れた際に責任を問われてしまう恐れがあります。
会社の書類は社内で適切に廃棄しましょう。
紙の書類の重要度を分類し、電子化の優先順位を決める
紙の書類を電子化するにあたり、以下のポイントを参考にして優先順位を決めましょう。
● 利用頻度が高いか
● 電子化で業務効率をあげられるか
● だいぶから電子化を求められているか
それぞれ説明していきます。
利用頻度が高いか
利用頻度が高い書類を優先的に電子化すると、テレワークへの心理的ハードルが下がります。
わざわざ紙の書類を持って帰らなければいけない状況より、パソコン1台あれば家で働けるほうがテレワーク制度を活用する気になります。
ふだんからよく使う書類は電子化してパソコンで見るようにするのがおすすめです。
電子化で業務効率をあげられるか
電子化して業務効率があがる見込みがあるなら、積極的に電子化しましょう。
たとえばハンコから電子承認にすることで、わざわざオフィスに来て紙を出力したり、事業所が地理的に離れていることを理由に承認が遅れるたりすることがなくなります。
いままでのルールにこだわらず、いかに業務を効率化できるか考えてみましょう。
外部から電子化を求められているか
請求書やカタログ、契約書等は電子化することでお客様に喜ばれることも多いでしょう。
最近はインボイス制度対応のため、請求書を完全に電子化したい企業が増えています。
お客様から電子化対応が求められるものは速やかに電子化すると、取引が継続しやすくなります。
テレワークの推進に必要な書類電子化の進め方3ステップ
テレワーク推進のために書類を電子化する方法を3ステップで解説します。
1. スキャンする
2. e‐文書法の基本要件に適合しているか確認
3. 不要になった書類は速やかに廃棄する
順番に見ていきましょう。
スキャンする
電子化する書類を決めたらスキャンします。
スキャンした書類を保存する先もあらかじめ決めておきます。
e‐文書法の基本要件に適合しているか確認
スキャンした書類がe‐文書法に適しているか確認しましょう。
e‐文書法の基本要件は次のとおりです。
● 見やすいこと
● 改ざんされていないか確認できること
● 不正アクセスや情報漏えいを未然に防止されていること
● 必要なデータをすぐに検索できること
これらを満たしていれば法律的にも有効な書類と認められます。
不要になった書類は速やかに廃棄する
スキャンして不要になった紙書類は速やかに廃棄しましょう。
廃棄する際は書類の情報が外部に漏れないよう、適切に処理します。
専門業者に溶解処理をお願いするのが一番安全です。
テレワークで不要になった紙書類の情報漏洩に気をつけよう
テレワークを推進するにあたり、紙書類より電子書類のほうが相性がいいため、ふだんよく使うものから電子化しましょう。
電子化にあたり不要になった書類は、情報漏洩ゼロの実績がある当社にお任せいただければ安全に処分します。
1箱980円から溶解処理できるので、選択肢のひとつとして検討してみてください。
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