ダンボール？専用ボックス？機密文書廃棄業者の箱選び

2019年09月26日 []

機密文書廃棄業者にはさまざまな種類があります。サービス内容も各々違いますが、一番大きな問題が書類を送る際の箱です。ダンボールをご自身で用意するところもあれば、専用ボックスを使用するところもあります。

今回は、ダンボールを自分で用意する業者と、専用ボックスを使う業者のメリット・デメリットをご紹介します。ご自分の希望に合った業者を選んでくださいね。

自分でダンボールを用意する業者

まずは、自分でダンボールを用意する業者についてです。廃棄する書類を入れるために、自分で用意したダンボールを使う必要があります。

自分でダンボールを用意する業者のメリットは次の2つです。

・いつでも作業できる
・出し入れしやすい

ダンボールを自分で用意するので、計画的に作業を進められるところが魅力です。使用するダンボールも通常のものなので、出し入れが楽なのも嬉しいところでしょう。

一方、自分でダンボールを用意する業者のデメリットは以下の3つです。

・底抜けの可能性がある
・ちょうどいい大きさのダンボールを探すのが手間
・誰でも書類に触れられてしまう

自分で用意するダンボールは、強度が不安なことがあります。ちょうどいい大きさの箱を見つけるのも大変で、手間に感じる人もいるかもしれません。

また、ダンボールは出し入れしやすいメリットと同時に、誰でも書類に触れられるというデメリットも存在します。外部に漏らしたくない機密文書を廃棄する場合には、社内でも注意が必要です。

専用ボックスを用意してくれる業者

次に、専用の箱を用意してくれる業者をご紹介します。

専用ボックスを用意してくれる業者のメリットは、次の3つです。

・自分で箱を用意しなくていい
・専用箱なので強度も安心できる
・他の社員に見られない

専用ボックスの多くは、紙製ではなく箱状になっているものです。底抜けしないのはもちろん、多少の衝撃や濡れにも耐えられます。また、一度入れた書類を取り出せないように鍵がついていたり、廃棄業者しか開けられない仕組みになっていたりする箱が多いです。他の社員に見られることがないので、情報漏洩のリスクはとても低くなります。

専用ボックスを用意してくれる業者のデメリットは、以下の2つでしょう。

・置き場所が限定される
・間違って入れた書類を取り出せない

専用ボックスは頑丈で大きな箱が多く、一度置いたら動かすことが難しいため、置ける場所が限定されるのがデメリット。また、情報漏洩のリスクが低いメリットの反面、間違えて入れた書類を取り出せないこともデメリットです。