オフィス内の書類を片付ける。効率的な文書廃棄の手順とは

気がつくと書類が溜まっていくオフィス内。定期的に片付ける必要がありますよね。

そこで今回は、効率的に書類を片付ける手順についてご紹介していきます。

一気に片付けようとせず、1箇所ずつコツコツ進めていくことがポイント。
一見すると時間がかかりそうですが、実はこれが一番効率的なのです。

この記事を参考に、オフィスのすっきりを保ちましょう！

書類を片付ける場所を決める

積み重なった書類を片付けるには、一気に処理しようとしてはいけません。

というのも、一度に複数箇所の作業を進めると収集がつかなくなることが多く、非効率だからです。

まずは、1箇所ずつ作業を進めていきましょう。

まとまった時間が取れるのであれば一度に終わらせてもいいですが、そうでない場合にはコツコツ進めていくのがベストです。

書類の要否を確認する

書類を片付ける場所を決めたら、実際に作業に入っていきます。
書類の山を目の前に、どうすればいいのか分からなくなるかもしれませんが、やることは簡単です。

いる・いらないを判断していくだけ。

オフィス内で積み重なる書類になりがちなのが、以下の書類。

・法定保存期限が過ぎた書類
・社内規定で決められた期限が過ぎた書類
・過去のカタログ
・電子データが存在する書類
・メモなどの一時的な書類

これらはすべて廃棄して問題ありません。

特に、電子データが存在しているのに紙の書類でも持っている人がいますが、これはやめた方が良い習慣です。

紙での保存が義務づけられている書類であれば別ですが、そうでなければ2種類で保存する意味がありません。

取っておく必要のない書類は廃棄してしまいましょう。

廃棄業者を利用して書類を廃棄する

書類の整理が終わったら、取っておく書類はきちんとファイリングしましょう。

せっかく整理したのにバラバラのまま保管していると、また同じように書類が積み上がっていきます。

「いる書類」と分類できた時がファイリングのチャンスです。
取っておく必要のある書類は、きちんとまとめておきましょう。

取っておく必要のない書類に関しては、早急に廃棄します。

自社でシュレッダー処理をしてもいいのですが、おすすめは廃棄業者の利用です。

積み上がった大量の書類をシュレッダーするのは膨大な時間がかかります。
また、自社内での廃棄や古紙回収では、情報漏洩のリスクがあるのも事実。

信頼できる機密文書の廃棄業者に依頼して、安全・簡単に書類の廃棄をしましょう。

書類を増やさないためにできること

オフィス内の書類の片付け作業、お疲れさまでした。
せっかくきれいにしたオフィス。できるだけ長く維持したいですよね。

きれいを維持するポイントは「書類を増やさないこと」です。

最後に、書類を増やさないためにできること2つのことをお伝えします。

・迷ったら捨てる
・メールなどの電子データは印刷しない

迷ったら捨てる

書類が積み上がる一番の理由は「いらない書類を取っておくこと」です。

中には捨てられない書類もありますが、明らかに不要な書類を取っている方も多いのではないでしょうか。

手元に届いた時に「この書類いるかな？」と迷ったら、その書類は捨てるようにしましょう。

「大事な書類を捨ててしまうのでは」と心配された方もいるかもしれませんが、本当に大切な書類は取っておくべきかを悩みません。

たとえば、会社の特許関係の書類を手渡された時、「いるかな？」と悩むでしょうか？
おそらく皆さん悩まないと思います。

本当に必要な書類は、悩むことなく判断できるはず。
悩んだら捨てるように意識していきましょう。

メールなどの電子データは印刷しない

先ほどもお伝えしましたが、電子データがあるのに書類で保存する意味がありません。
書類がなかったとしても、データでいつでも確認できるからです。

届いたデータを印刷して確認したい方もいるかもしれませんが、極力電子データは印刷しないように心がけましょう。

書類で保管しておくよりも、データの方が検索性も高く、便利です。

どうしても印刷して確認したい場合には、確認が終わったらすぐに処分するように徹底してみてくださいね。

まとめ

日々の業務に追われるうちに、気がつくと積み上がっているオフィス内の書類。

片付ける場所を決め、1箇所ずつ片付けを進めていきましょう。

取っておくべき書類はすぐにファイリングをし、廃棄する書類は業者を利用して廃棄します。

ご紹介した「書類を増やさないポイント」を徹底し、きれいをキープしていきましょう。