どう書けばいいんだっけ？書類送付状の書き方を社内・社外それぞれ解説

送付物を送る際に同封する「書類送付のご案内」。そのフォーマットや書き方には、決まりがあるのでしょうか？

使用頻度は高いものの、イマイチ理解できていないという方へ、今回は書類送付状の基本についてお伝えします。社会人になりたてや、書類送付に少し不安のある方は必見です！

書類送付状には2種類ある

書類を郵送する際に一緒に入れる書類送付状には、大きく分けて次の2つがあります。

・社内向けの書類送付状

・社外向けの書類送付状

2つの違いは書類の丁寧さ。社内への送付への場合にはシンプルなもので問題ないですが、社外に向けての書類にはある程度の丁寧さが求められます。
しかし、大まかな内容はどちらも同じ。少し変えるだけでいいので、基本の型を覚えておきましょう。
送付状の主な役割は、入っている書類の内容を示すため。誰宛なのか、同封物は何なのかを相手に伝えるためのものです。

書くべきことは以下の5項目。

・宛先

・発送日

・発送者名

・発送のあいさつ

・内容物

社内向けと社外向けで違うのは、冒頭に書く発送のあいさつの部分だけ。次の章から2種類の具体的な書き方についてお伝えしていきます。

社内向けの書類送付状の書き方

社内に向けた書類の発送の場合、必ず書くべきなのは発送日と発送者、内容物だけです。その他の項目はシンプルでも問題ないので、あまり気にせずに作成しましょう。
宛先はシンプルに部署名と名前だけでOK。「株式会社〇〇」などは、なくてもわかるので入れなくていいでしょう。
発送のあいさつは、社外では時候のあいさつを入れることもありますが、社内向けではあれば不要です。シンプルに「お疲れさまです。以下の書類をお送りしますので、ご確認ください。」といった文言でいいですね。
社内での書類のやり取りは丁寧さももちろん大切ですが、迅速な対応のほうが求められているはず。深く考えず、早く発送してしまいましょう。

社外向けの書類送付状の書き方

社外に向けた書類の発送の場合には、できるだけ丁寧な送付状が必要になります。そうはいっても発送することが大切なので、あらかじめ社外向けの送付状を作成しておくとスムーズです。
宛先には、先方の会社名、部署名、名前を間違いのないように記載します。送付状のフォーマットを作る場合には、この部分は空白にしておきましょう。また、発送者である自分の情報を記載する際にも、正確な名称で記載します。「（株）」などの省略は使いませんので注意してください。

発送のあいさつは冒頭に時候のあいさつを書き、「本日、下記の通り送付いたしましたので、ご査収くださいますようお願いいたします」といった内容でOK。時候のあいさつは季節によって変わるので、季節にあったものかどうかを確認してくださいね。

まとめ

毎日多くの書類を発送する方は、送付状のフォーマットを作っておくと便利です。時候のあいさつは時期によって変わりますし、宛先が間違っていないかも確認することも忘れずに！

作成を失敗してしまった送付状や、送られてきた送付状には、企業名だけでなく部署、名前など大切な個人情報がたくさんあります。捨てるときにはゴミ箱ではなく、シュレッダーにかけたり、機密文書廃棄業者で廃棄したりする方法がおすすめです。

情報漏洩でトラブルに巻き込まれないように、適切な廃棄をおこなってくださいね。