そもそもなぜ機密文書は適正に処分しなければならないの？

機密文書に記載されている機密情報は適正に処分しなければなりません。しかし、それが当たり前のように感じている場合でも、今一度、適正処理の必要性について再確認する必要があるのではないでしょうか？

適正な処分の必要性を再確認することで、これまで以上に機密情報の重要性について心構えができます。それでは、機密文書を適正に処分すべき理由についてご説明しましょう。

機密情報の扱いは法律で決められている

機密文書に記載されているのは、会社の全てがかかっている情報だと言っても過言ではないでしょう。機密保全の必要性が極めて高く、社内外に決して漏らすことができない情報が記載されているのが機密文書であり、その処分を行う際はどうやっても復元できない状態にまで徹底的に処分しなければなりません。

これは個人情報保護法やマイナンバー法にも記載されており、機密情報に関しては復元できない手段や破棄を行うことが義務付けられています。もしもこれを怠ったことで機密情報が社内外に漏洩してしまうと法律違反に該当するだけでなく、会社の信用を失って倒産に追い込まれることも珍しくありません。

もしも機密情報が漏洩した場合、企業はどんなリスクを負う？

もしも機密情報が漏洩してしまった場合、様々なリスクを負うことになります。

ライバル企業に絶対に知られていけない顧客リストや製造法を初めとする営業秘密が漏洩してしまった場合、秘密にしていた製造法など企業を支えていた技術が明るみに出るのでこれまで積み上げてきたノウハウの価値が地に落ち、競合力も下がります。

当然個人情報が流出してしまえば、誰かが個人情報を悪用して被害者が続出する可能性がありますし、被害者への損害賠償が発生するでしょう。どこまで情報漏洩したのか調査及び報告、情報漏洩の謝罪など様々なコストがかかります。

企業の信用問題に発展するのはもちろん、社内の全体的なモチベーションの低下、他企業に自社の優秀な人材が流れてしまうこともあります。これほどまでに甚大な被害が出る恐れがあると分かれば、一層徹底した機密文書の処分が必要であることが分かるでしょう。

まとめ

機密文書の情報は、小さなミスや管理の甘さによって漏洩するものです。特に従業員一人一人の機密情報の重要性を徹底させないと、いつどこで機密情報が漏洩するか分かりません。今一度機密文書の情報が漏洩するとどんな被害が出るのか、社内全体で再確認する必要性があるのではないでしょうか。