【職場や家庭のコピー機のセキュリティは大丈夫？セキュリティ機能を重視するポイントを解説します】
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しかし、コピー機の中には重要なデータが残ってしまうものがほとんどなので、他者に情報を抜き取られないようにするためにも、コピー機のセキュリティにどんなものがあるかを知るのかが重要です。
それでは、企業でコピー機を導入する、または既にしている場合のセキュリティリスクについてご説明しましょう。
ユーザー認証機能とFASECガイドラインに対応しているか
コピー機のセキュリティとして挙げられるのが、ユーザー認証機能です。ユーザー認証機能が付いたものであれば、登録したユーザーしかコピー機を使用できないようにすることができるため、他者にデータを見られる可能性が低くなります。
職場だけでなく、人が集まるようなオープンスペースなどに設置する際は、このユーザー認証機能付きのコピー機の使用が推奨されているのがポイントです。
認証機能があればICカードやパスワードが必要になるので、第三者に不正利用されるのを防いだり、データを見られるといったトラブルを回避できます。
認証システムの中には生体認証などもあるため、重要なデータや書類などを取り扱う場合はこのような生体認証システム付きのコピー機の導入がおすすめです。
・FASECガイドライン
FASECとはファクミシリ通信においてセキュリティ対策推進を目的とした情報通信ネットワーク産業協会が定めたガイドラインのことで、このFASECガイドラインがコピー機の機種と適合しているかどうかが重要です。
FASECガイドラインが定められているコピー機は誤接続や誤送信などを防いでくれます。ガイドラインで決められた機能要件が付いたコピー機だけがFASECのロゴマークが入れられるのがポイントです。
FASECマークの入ったコピー機であれば、セキュリティ機能が充実したコピー機だと呼べるでしょう。
アクセス権とパスワード設定
コピー機を導入する時は、サーバーへのアクセス権を設定できるか確認しておくことも大切です。
不特定多数の人がサーバーにアクセスできるような状態になっていると、ユーザー認証設定を変えられてしまったり、重要なデータや個人情報などが見られたりするだけでなく、抜き取られてしまう可能性もあるでしょう。
そのような不正利用を防ぐには、アクセス権を設定して決められたユーザー以外はアクセスできないようにすることが大切です。
しかし、アクセス権を設定していたとしても、管理者としてログインされてしまうとアクセス権の変更が行われてしまうため、管理者パスワードを設定できる機種を選ぶことも対策になります。
まとめ
コピー機はあらゆるデータと繋がることが多いので、データを抜かれてしまうことがないように様々な対策が必要です。
ただのコピーやスキャンだと思い込んでいると重要なデータが第三者に見られてしまい、データが流出してしまうことにも繋がりかねません。
そうならないためにも、しっかりとしたセキュリティ機能の機種を選ぶことが大切です。
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