【経理担当者必見！】書類廃棄業者への費用はどの勘定科目が正解？

大量の書類廃棄を業者に依頼する際、経理担当者が避けては通れないのが廃棄代の会計処理です。頻繁に出るわけではない書類の廃棄処理の料金は、その勘定科目を使うのが正解なのでしょうか。

今回はおすすめの勘定科目を3つご紹介します。どれを使っても間違いではありませんので、自社の会計処理に合わせて選択してくださいね。

書類廃棄の時に使える3つの勘定科目

ここでご紹介する科目は、
・雑費
・消耗品費
・支払手数料
の3つです。企業によってどの勘定科目を採用するのかは、基本的に自由になります。

勘定科目【雑費】

雑費とは、他のどの科目にも当てはまらず、それほど金額が大きくない費用の時に使用する勘定科目です。金額が少額で、普段は発生しない費用であった場合には使用しても問題ありません。

ただし、年に複数回に渡って廃棄業者を利用したり、書類廃棄に定期的に費用がかかってしまったり、費用が高額になってしまうような場合には、他の勘定科目を使うことをおすすめします。

勘定科目【消耗品費】

消耗品費とは、金額が10万円未満で、使用できる期間が１年未満のものを購入した時にかかる費用を仕訳する際に使う勘定科目です。文房具、蛍光灯やケーブルなどは、消耗品費を用いて仕訳しますよね。

ゴミ袋やゴミ処理券を消耗品費で仕訳しているのであれば、書類廃棄にかかる費用を一緒に計上しても問題ないでしょう。一度決めた会計処理の仕方は、原則、変えることができないので、よく考慮したうえで、使用する勘定科目を決めることが望ましいです。

勘定科目【支払手数料】

支払手数料には、銀行の振込手数料、仲介業者への手数料、証明書発行にかかる手数料など、その他さまざまな手数料を支払った時に使用する勘定科目です。

紙の溶解業者が定期的に収集にくる場合、毎月月額で費用がかかってくるような時には、こちらの支払手数料などの勘定科目を使って仕訳をしてもいいでしょう。

まとめ

多くの勘定科目を管理する経理担当者は、廃棄業者への費用をどの科目を使うべきかで悩んでしまいますよね。今回ご紹介した3つの科目はどれを使っても間違いではありません。自社の利用頻度や金額を元に、使用する勘定科目を決定しましょう。

どうしても使用する科目が決められない場合には、補助科目を使って管理する方法もおすすめです。勘定科目だけではわからなかった内訳が見える化されるので、経営分析にも役立つかもしれませんよ。

経理で管理している書類の多くは保管期間が決められています。保存期間をすぎた書類は、デルエフのような機密文書廃棄業者を利用して、安全に、一気に処分してしまいましょう。オフィスも倉庫もスッキリでき、新たな気持ちで新しい会計年度を迎えられるはずですよ。