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それは、管理マニュアルが機能していないことに他なりません。それでは、管理マニュアルの重要性についてご説明しましょう。
管理マニュアルが活用されない理由とは？
管理マニュアルがあるにも関わらず情報漏洩の危険性が付きまとっているのは、管理マニュアルがしっかり整備されていないからです。
管理マニュアルを確認しても、どこに何が書いてあるのか分かりにくかったり、読んでもよく分からない内容だったり、知りたいことが記載されていなかったりと、様々な原因で活用されません。
マニュアルを作成すれば活用されると思い込み、何でもかんでも記載してしまうと活用されなくなるのは珍しいことではありません。機密文書の内容を漏洩させないためにも、管理マニュアルを見直す必要性があるでしょう。
活用される管理マニュアルの作り方
誰でも活用できる管理マニュアルを作成するには、目的を明確にした上で管理する時のシーンを中心に内容を絞り込むことが大切です。
機密文書をどのように管理していくのか明確なシーンがイメージできないと、どのように管理すればいいのか分からなくなるでしょう。
また、誰もが一目で見て分かりやすいように、分かりやすく探しやすく更新しやすい内容にすることも大切です。内容が分かりにくい上に探しにくいようでは非常に把握しにくいですし、いつまで経っても更新されないようであれば誰もマニュアルを活用しようとは思わないでしょう。
さらに、作成したマニュアルを理解し、活用してもらえるように工夫する必要性もあります。せっかく作成したのに読まれないようでは意味がないので、一度全てに目を通してもらえる機会を作ることが大切です。
まとめ
機密文書の機密情報を外部に漏洩させないためには、機密文書をいかにして管理するかどうかを記載した管理マニュアルを作成する必要性があります。しかし、その管理マニュアルが非常に分かりにくいものであれば、誰も活用することができません。
しっかりと管理するためにも、管理マニュアルを一から見直して分かりやすい内容にすることが大切です。
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