【機密文書の秘密情報を開示する時に注意しておきたいこととは？】

機密文書である秘密情報は厳格に管理しなければなりませんが、企業によっては相手企業に開示しなければならない状況になることがあります。もちろん機密情報なので開示するかどうか疑問に思う人もいるかもしれません。

しかし、どうしても開示しなければならない場合は、慎重にやり取りを重ねる必要性があります。

それでは、機密文書の秘密情報を開示する際に注意しておきたいことについてご説明しましょう。

きちんと社外秘であることを伝える

秘密情報は例外を除いて開示することがあってはなりませんが、もしも相手企業に開示する場合はきちんと社外秘であることを伝えましょう。社外秘だと伝えずに秘密情報を渡すと、相手は何を勘違いしたのか普通の書類だと思って情報を漏らしてしまうかもしれません。

そうならないためにも、きちんと社外秘だと伝えましょう。

口頭や映像などで開示した秘密情報はすぐに書面化する

書類やデータではなく、口頭や映像などで秘密情報を開示した場合は、すぐに書面化しましょう。

秘密情報は漏洩した時点でアウトなので、もしも情報が漏洩した時のために相手方の署名や印鑑等をもらえるようにしておかなければなりません。もしもここで書面化しなかった場合、こちらが開示した秘密情報が漏洩してしまった時に相手に開き直られる可能性があります。

一度開き直られてしまうとこちらからはどうすることもできませんし、これ以上追及することもできません。したがって、一番大事なのは開示した秘密情報を媒体としてしっかりと残すことなので、忘れずに書面化して情報漏洩を防ぎましょう。

まとめ

機密文書である秘密情報を外部に漏洩しないためにも、相手に秘密情報を開示する時は社外秘だと伝えること、そして口頭や映像などで開示した秘密情報の内容をすぐに書面化することです。書面化していれば相手が万が一相手が情報漏洩をしてしまっても、相手方を訴えることができるでしょう。

また、書面化した秘密情報が不要になった時は機密文書の処分専門業者に処分を依頼しましょう。処分専門業者であれば秘密情報であっても外部に漏洩することなくしっかりと処分してくれます。

特におすすめなのは、創業漏洩事故を一度も起こしたことがないデルエフです。デルエフであれば安心して秘密情報を処分してくれるのでおすすめですよ。