【機密文書の秘密情報はどうやって管理すればいい？】
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それでは、機密文書の秘密情報はどうやって管理すればいいのかご説明しましょう。
秘密情報は厳格に管理するべき
秘密情報と一口にいっても、書類や記録メディア、電子データの2種類があるので、その都度管理方法も変わります。
書類や記録メディアの秘密情報を保管するのであれば、鍵が付いているキャビネットや金庫等に保管するのがおすすめです。
電子データの場合、ごく一部の限られた人しかアクセスできないように制限をかけたPCに保管するのがおすすめです。
もちろんこれだけで安心するのは早いので、定期的に持ち出された形跡等がないか確認する必要性があるでしょう。
不必要な秘密情報は断る
様々な秘密情報の中でも、不必要な秘密情報があります。不必要であっても秘密情報であることに変わりはないので、受領したら厳格に管理しなければなりません。しかし、不必要な秘密情報を受領するのはおすすめしません。
何故なら、秘密情報の量が増えるほど管理のコストがかかり、それだけ外部に漏洩してしまうリスクが増えるからです。受領した次点でこちらの責任になるため、管理コストがかかってしまうのは現実的ではありません。
情報漏洩しないようにリスクを最小限に抑えなければなりませんし、それだけセキュリティ対策などの漏洩防止の方法も考えなければならないので秘密情報を受領するだけで必要な工程が増えてしまいます。
不必要な秘密情報を受け取らないようにするのが、上手く経営するやり方だと言えるでしょう。
まとめ
機密文書における秘密情報は、たとえどんな内容であっても外部に漏らしてはいけないものです。書類や電子データはどんな時でも外部に漏洩するリスクが発生するため、金庫等に保管したり、PCにアクセス制限をかけて保管したりするなど、情報漏洩対策が必要になります。
もしも秘密情報が不要になった場合は、外部に漏洩しないうちに機密文書の処分専門業者に依頼するのがおすすめですよ。
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