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それでは、機密文書における秘密保持を決める時のポイントについてご説明しましょう。
秘密保持の定義は主に2パターンある
秘密保持の定義は大きく分けて2パターンあります。
1つ目は開示される一切の情報を網羅的に機密情報とした上で一定の例外を設けるパターン。
2つ目は開示される情報の種類を限定して機密情報として列挙するパターン。
以上のどちらでも機密情報を開示することに変わりはありませんが、基本的に1つ目のパターンが選ばれることが多いでしょう。
そして忘れてはならないのが、開示する機密情報に「機密」と表示するかそうでないかの問題です。
もちろん機密と表示することによって、相手がどこからどこまでが機密なのかがすぐに分かるようになります。しかし、逆にいちいち機密と表示しなければならないので手間がかかりますし、表記ミスがあって機密と表示されるべきところが表示されておらず、相手が勘違いして情報が漏洩してしまっても相手に責任を問うことができません。
機密と表示しない場合、いちいち機密と表示しなくていいので作成の手間がかかりません。もちろんどこからどこまでが機密情報なのか分からないため、相手が勘違いして情報漏洩をする可能性があります。
いずれにしても、大事な情報を漏洩させたくないなら、面倒でも機密と表示することが大切です。
社内や委託先へ情報を開示する時のポイント
場合によっては機密情報を社内や委託先に開示しなければならないこともあるでしょう。
この場合、あらかじめ秘密保持の規定に、機密情報を直接知る必要性がある役職員にのみ開示すること、そして承認を得た委託先にのみ開示すること、という規定を定める必要性があります。
まとめ
機密文書の内容が漏れるようなことがあってはならないので、しっかりと秘密保持の規定を決める必要性があります。機密と表示するのかしないのか、社内や委託先に情報を開示する時はどうするのかなど、規定に記載されている内容が全てと思って決めた方が良いでしょう。
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