【機密文書の機密情報を管理する時に決めるルールとは？】

社内で保管されている機密文書を漏洩させないためには、社内で統一された管理ルールを決める必要性があります。統一されたルールを社員全員がしっかり守ることで、効率よく情報漏洩を防止することができるでしょう。
それでは、機密文書の機密情報を管理する時に決めるルールについてご説明しましょう。

機密情報を守るルールとは？
機密情報を徹底して守るために必要なルールは、以下の通りです。

• 適用範囲
• 機密情報の定義
• 機密情報の分類方法
• 機密情報の分類ごとの取り扱い方法
• 管理責任者名
• 機密情報およびアクセス権の指定に関する責任者
• 機密保持義務
• 罰則

機密情報の取り扱いを社員全員で認識し、共有する機密情報のルールを決めることが重要です。どこからどこまでの情報を機密情報扱いとするのか、何をもってして機密情報とするのかを決めましょう。
機密情報はどのように分類されるのか厳密にするのはもちろん、分類ごとにどのような取り扱いにするのか決めることも大切です。機密情報のレベルによってはごく一部の責任者しか管理できない状態にするなど、機密情報によって関われる社員を制限する必要性があります。

また、誰がどの機密情報を管理しているのか、責任者の名前を明示することも大切です。連帯責任になるよりも、明確に責任者が誰なのか決まっていることで関係ない誰かが罰を受けることもありません。
さらに、機密情報にアクセスする権限を指定する責任者もいると、より機密文書の管理がやりやすくなります。責任者によって誰がアクセス権を持っているのかが明示されるため、スムーズな管理体制を敷くことが可能です。
機密保持義務を徹底するのはもちろん、万が一機密情報が漏洩してしまった場合は、厳しい罰則を科すことも重要です。
機密情報の漏洩は企業にとって非常に大きな痛手となるため、罰則は厳しくなければ成り立ちません。

まとめ

社内の機密文書の情報漏洩を防ぐためには、機密情報を守るルールを決めておかなければなりません。機密情報は徹底して守られてこそ意味があるものであり、ひとたび漏洩してしまえば企業の存続を左右する事態になりかねません。
企業の経営を守るためにも、機密情報を守るルールを社員全員で認識・共有し、徹底して守ることが大切です。誰が機密文書を管理するのか、万が一漏洩させたらどんな罰則があるのかなどのルールを明確にしましょう。