機密文書の内容を防止する対策 ～退職者編～

　
機密文書の情報が漏洩してしまうのは様々な原因が考えられますが、退職者によって機密情報が漏洩することがあります。退職者をこれ以上機密文書に関わらせないようにするためにも、自社内で様々な対策を行う必要性があるでしょう。

それでは、退職者によって機密文書の情報漏洩が起こらないようにする対策についてご説明しましょう。

退職者が情報漏洩を起こさないようにするための対策

退職者が情報漏洩を起こさないようにするためには、以下の対策が必要です。

• 機密文書への接近を制御する
• 持ち出しにくくする
• 視認性を確保する
• 機密情報に対する認識を向上させる
• 信頼関係の維持や向上を意識する

それでは、順に解説していきましょう。

機密文書への接近を制御する

まず、退職者がこれ以上自社内のシステムに干渉できないように、適切なタイミングでアクセス権を資源するのがベストです。

持ち出しにくくする

退職者が機密文書を持ち出しにくくするためには、貸与えていた記録媒体や情報機器を返却してもらいましょう。

その他にも、電子データの暗号化して閲覧制限をかけたり、社外持ち出しを物理的に阻止したり、遠隔操作によってデータを消去したりと様々な方法があります。

視認性を確保する

これから退職する人に向けて、絶対に企業に関する書類や資料を社外に持ち出さないように徹底することがベストです。

他にも退職した後に不自然なデータアクセスがあった時に通知するようにしたり、退職者がこれまで利用したデータを消去したりすることも大切です。

機密情報に対する認識を向上させる

これは秘密保持契約や競業避止義務契約の締結、そして機密情報を返還・消去するべき義務が生じた場合の対策を明確にすることが大切です。

信頼関係の維持や向上を意識する

退職者との信頼関係を築くためにも、退職金をきちんと支払うこと、そして問題が発生した時に退職金を減額するといった社内処分を実施しましょう。

まとめ

企業を退職した後に機密文書の情報が漏洩したケースは実際にあるので、信頼できる退職者だからといって油断しないようにするのがベストです。特に企業の社内システムにアクセスしてくる可能性があるので、タイミングを見計らってアクセスできないようにする必要性があるでしょう。