機密文書の内容を防止する対策 ～従業員編～

　
機密文書の情報が漏洩してしまうのは様々な原因が考えられますが、従業員の機密文書の取り扱いによって情報が漏洩することがあります。機密文書を取り扱う時は従業員全員が意識的に情報漏洩対策を行うことが大切です。

それでは、従業員から機密文書の情報漏洩が起こらないようにする対策についてご説明しましょう。

従業員が情報漏洩を起こさないようにするための対策

従業員が情報漏洩を起こさないようにするためには、以下の対策が必要です。

• 機密文書への接近を制御する
• 持ち出しにくくする
• 視認性を確保する
• 機密情報に対する認識を向上させる
• 信頼関係の維持や向上を意識する

それでは、順に解説していきましょう。

機密文書への接近を制御する

従業員が機密文書に接近しないようにすれば、情報漏洩が起こることはありません。

ペーパーレス化や適切なアクセス権の付与や管理、ＩＤ登録などが当てはまります。

持ち出しにくくする

機密文書を持ち出しにくくするには、機密文書に相当する資料などを素早く回収することや電子データによる暗号化、物理的に機密文書を持ち出せなくするための方法が挙げられます。

さらに、機密文書がコピーできないようにコピー機に制限をかけておくことも重要です。

視認性を確保する

視認性を確保するためにも、管理が行き届いた職場環境を整えたり、目につきやすい状況を作り出す必要性があります。

写真撮影の禁止や関係者以外立ち入り禁止と表示するだけでも抑止力が働きますし、外部に送信するメール内容をチェックしたり、名札着用を徹底させたり、防犯カメラを設置したりと様々です。

機密情報に対する認識を向上させる

これは機密情報の取り扱いに関するルールを徹底して周知させることや秘密保持契約の締結などを行うのがベストです。

信頼関係の維持や向上を意識する

いくら環境を整えていても従業員との信頼関係が築けていないと、情報漏洩が起こる可能性が出てきます。

したがって、働きやすい職場環境を整備したり、従業員にとって透明性が高く、公平な人事評価し江戸を導入したりするといった整備を行うことが大切です。

まとめ

従業員が情報漏洩しないためにも、様々な対策が必要です。基本的に従業員が機密文書に触れない環境にすること、即時機密文書に相当する書類や資料を回収すること、働きやすい職場環境を整備することなどを心がけましょう。