機密文書の内容を防止する対策 ～外部者編～

　
機密文書の情報が漏洩してしまうのは様々な原因が考えられますが、外部者の機密文書の取り扱いによって情報が漏洩することがあります。外部者ｋそお機密文書に近づけさせないことが重要なので、決して持ち出せないようにすることが大切です。

それでは、外部者から機密文書の情報漏洩が起こらないようにする対策についてご説明しましょう。

外部者が情報漏洩を起こさないようにするための対策

外部者が情報漏洩を起こさないようにするためには、以下の対策が必要です。

• 機密文書への接近を制御する
• 持ち出しにくくする
• 視認性を確保する
• 機密情報に対する認識を向上させる

それでは、順に解説していきましょう。

機密文書への接近を制御する

とにもかくにも外侮者が機密文書を外部に持ち出せないようにするために、接近制御を行うことが大切です。特に機密文書を保管している建物や部屋の入場制限を徹底したり、書棚や記録媒体などにもアクセス制限をかけておきましょう。

そして外外部者を機密文書に近づけさせないように構内ルートを制限したり、ペーパーレス化したり、ファイアウォールやアンチウイルスソフトを導入したりと、企業内や外部からアクセスできないように徹底することが大切です。

持ち出しにくくする

外部者が機密文書に目を通すことがあっても、それを室内から出さないようにしたり、パソコンのシンクライアント化を実装したりして持ち出しにくくすることが大切です。

視認性を確保する

外部者が機密文書を持ち出さないように、視覚的に対策する必要性もあります。

関係者以外立ち入り禁止、写真撮影禁止といった張り紙を用意したり、機密文書を保管してある場所を監視できる体制を確保したり、来訪者カードに記入させたり来訪者バッジなどを着用させることで社員に外部者がいることを視認させることも大切です。

機密情報に対する認識を向上させる

これから取り扱うのは機密文書であることを念押しすること、そして契約書等で秘密保持義務の条項を記載することが大切です。

まとめ

外部者が企業内にやってきたことがきっかけで機密情報が漏れることがあります。外部者は最も警戒するべき相手なので、機密文書に近づけさせないようにするのはもちろん、機密文書を取り扱う部屋から外に持ち出さないように最大限注意することなど、意識的に注意することが重要です。