機密文書の内容を防止する対策 ～取引先編～

　
機密文書の情報が漏洩してしまうのは様々な原因が考えられますが、取引先の機密文書の取り扱いによって情報が漏洩することがあります。取引先によって機密情報が漏洩されてしまう可能性がある以上、様々な対策が必要です。

それでは、取引先から機密文書の情報漏洩が起こらないようにする対策についてご説明しましょう。

取引先が情報漏洩を起こさないようにするための対策

取引先が情報漏洩を起こさないようにするためには、以下の対策が必要です。

• 機密文書への接近を制御する
• 持ち出しにくくする
• 視認性を確保する
• 機密情報に対する認識を向上させる
• 信頼関係の維持や向上を意識する

それでは、順に解説していきましょう。

機密文書への接近を制御する

取引先が機密情報を手にしたことによって情報漏洩に繋がる可能性は十分にあるので、企業側は取引先に開示する情報を厳選する必要性があります。

さらに取引先で機密情報を取り扱う人を限定させてもらうことも重要なので、お互いのためにも取引先に打診しましょう。

持ち出しにくくする

機密情報を持ち出しにくくするためには、必要なくなった機密文書の処分、もしくは早急な返還が重要ですが、第一にコピーできない媒体で開示することが大切です。

また、企業側が遠隔操作によって機密文書のデータを消去できるようにするのも効果的です。

視認性を確保する

取引先に対して機密情報の管理に関する定期的な報告をしてもらいましょう。

定期的な監査はもちろん抜き打ちの監査を実施するなど、不自然なデータアクセスがないか調べることが大切です。

機密情報に対する認識を向上させる

取引先に対する秘密保持義務条項を確認し、機密文書の情報は間違いなく機密情報であることを表示させること、取引先とのやり取りを議事録に残すなど様々な対策があります。

信頼関係の維持や向上を意識する

取引先との信頼関係を築くためにも、適正な対価をきちんと支払うこと、そして契約書で損害賠償や法的措置に関する記載を忘れないようにしましょう。

まとめ

取引先と機密情報に関するやり取りを行うケースは確かにありますが、その取引先によって情報漏洩が起こってしまう可能性は十分にあります。

そのようなことがないようにするためにも、機密文書に関する取り扱いを明確にすること、そして適正な対価を支払うようにしましょう。