機密文書の内容を防止する対策とは？

　
機密文書の内容を外部に漏洩させてはいけないというのは周知の事実ではありますが、従業員や退職者、取引先、外侮者などの意識が薄いことでうっかり漏洩してしまうということがあります。実際に情報漏洩を起こしたことで信用が著しく落ちたケースは多く、より一層の意識改革が必要になるでしょう。

それでは、機密文書の内容を防止する対策についてご説明しましょう。

実際に機密文書の内容を使って何が行われている？

機密文書の内容を使ってまで何をするのか気になる人も多いのではないでしょうか？

機密文書の内容によって左右されるところではありますが、実際に顧客情報が記載された機密文書をデータ化してUSBメモリに保存した上で持ち去るということが起きています。

自ら設立した企業の社長になり、持ち出した顧客情報を活用して製品の設計図や製造上の特殊なノウハウを使って利益を出しているケースがあるのです。それだけでなく、競合他社に漏洩するケースもあるなど、悪事を考えればキリがありません。

他にも顧客情報を悪用して荒稼ぎをするなど、様々なケースが考えられるでしょう。

機密文書を持ち込ませないようにするには？

機密文書の内容を漏洩させないためには、機密文書に触れる人物を限定させることが重要です。ごく一部の限られた人しかアクセスできないような状態にすることで、一般社員はもちろんある程度役職がある人でもパスワードなどを入力したり入退室記録を取らなければ管理室に入れないようにしたりすることができます。

入退室管理システムは情報漏洩防止対策として非常に効果的な対策なので、まだ導入していないのであれば導入を検討するのがおすすめです。

また、入退室ができる人物も、機密文書に携わることができるごく一部の社員を厳選して選びましょう。もしも万が一情報漏洩が起こるようなことがあれば、限られた人物だけに絞られるので責任追及がやりやすくなります。

まとめ

機密文書の情報漏洩問題は全ての企業が取り組むべき課題であり、企業の信用を落とさないために必須だと言えるでしょう。機密文書の扱いをしっかり取り決めていないと知らないところで情報漏洩が起きている可能性があります。

情報漏洩を防ぐためにも、自社内で入退室管理システムを導入したり、ごく一部の人しか取り扱えないようにする必要性があるでしょう。