【機密文書である診療録をデータ化する際の注意点とは？】

機密文書である診療録をデータ化するメリットは多くありますが、注意点もあります。

不正アクセスされにくく、気を付けて管理していれば情報漏洩の心配がないとはいえ、データ化するにあたって気を付けておきたいことも多くあるので注意が必要です。

それでは、診療録をデータ化する際の注意点についてご説明しましょう。

診療録をデータ化する際の注意点とは？

診療録をデータ化する際の注意点は、以下の通りです。

• 診療記録データを明確にすること
• どのサーバーに保管するのか
• データのバックアップは作成される？
• 自動バックアップ機能の有無
• データを保管する場所のセキュリティ体制がしっかりしているか
• 不正アクセス対策はしっかりできているのか

診療録をデータ化する際に一番気を付けておきたいのが、情報漏洩です。

診療録は患者の治療が完了してから5年間はずっと保管していかなければならないので、その間に情報漏洩してしまう危険性はいつでもあるでしょう。したがって、情報漏洩しないように強固なセキュリティ体制を確保することが重要です。

医院やクリニック、病院で診療録を取り扱う人全員が共有するべき情報なので、診療記録データはどこに保管されているのか明確にしましょう。

どのサーバーに保管されているのか明確にした後は、そのサーバーのセキュリティ体制は強固なものになっているのか確認することが大切です。

バックアップ機能がある場合、自動でバックアップされるのか、自動でバックアップされる場合はどこまで復元できるかどうかも重要です。紛失するようなことがあってはなりませんが、万が一紛失してしまった時のことも考えてバックアップ機能があるかどうかは必ず確認しておきましょう。

そして何よりも重要なのは、データを保管する場所のセキュリティ体制がしっかりしているか、不正アクセス対策がしっかりとできているのかどうかです。

セキュリティ体制がしっかりしていなければデータ化するメリットの半分以上は失われると言っても過言ではないので注意しましょう。

診療録をデータ化するにあたって、強固なセキュリティ体制になっているかどうかは何よりも重要です。診療録を保管するサーバーはどこか、バックアップ機能はあるのか、診療記録データはどこに保管されているのかなど、全てにおいて万全の態勢で運用できるか確認しましょう。