【機密文書である診療録の保存期間はどれくらい？】

機密文書である診療録には保存義務があることをご存知でしょうか？診療録を保存する時に重要なのは、診療録を作成したその日からではないので、診療録ごとに保存期間と処分してもいい日にちが違うことになります。

この保存義務を無視して処分した場合は罰則があるので注意が必要です。それでは、診療録の保存期間についてご説明しましょう。

診療録の保存期間はどれくらい？

診療録の保存期間は5年と定められており、5年が経過しないうちに廃棄することは認められていません。

ただ、気を付けておきたいのは診療録を作成してから5年経つことではなく、患者の治療が完了してから5年経過していないと廃棄できません。つまり、患者の治療が長引くほど将来的な保存期間が長くなると言えるでしょう。

治療が完了してから年数を数えるというのは、もしも治療が長期間にわたった時に、過去の診療記録が失われずに済むというメリットがあります。過去の診療記録を確認しながら、治療方針を変えることもあるでしょう。

なお、診療録以外の処方箋や透析記録、レントゲン写真などの記録は3年、特定生物由来製品なら20年の保存義務があります。

そして、3年、5年、20年の保存義務を怠って廃棄した場合は、50万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

診療録をデータ化して保管しよう

髪の診療録の場合だと紛失してしまう可能性があるので、診療録をデータ化して保管するのがおすすめです。データ化することによって紛失することがなくなるため、効率良く保管することができます。

ただし、診療録をデータ化した時に必要なのが、紙の診療録です。紙の診療録の処分です。診療録には絶対に漏洩してはいけない機密情報が記載されているため、安全に処分するためにもシュレッダーで裁断するか、もしくは機密文書の処分専門業者に依頼して、徹底的に処分してもらいましょう。

まとめ

機密情報が満載の診療録は保存期間が定められているため、患者の治療が完結してから規定の年数だけ保管し続けなければなりません。もちろんその間も情報漏洩する可能性があるので、紙で保管するよりもデータ化して保管すると情報漏洩しにくくなり、効率良く保管できるようになります。

不要になった紙の診療録は、機密文書の処分専門業者に処分を依頼しましょう。