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機密情報が記載されている帳簿や書類を電子データとして保存するメリットは多くあります。現在、電子帳簿保存法を導入するか迷っているのであれば、どんなメリットがあるのか知ることが大切です。それでは、電子帳簿保存法を導入するメリットについてご説明しましょう。
電子帳簿保存法を導入するメリットとは？
電子帳簿保存法を導入するメリットは、以下の通りです。
・コストが削減できる
機密文書を紙の書類で保存する場合、機密文書を作成するたびに紙を消費することになるだけでなく、印刷の際のインク代もかかってしまいます。さらに機密文書を保存するファイル代や保管するスペースを必要とするなど様々な問題が発生します。
しかし、機密文書を電子データとして保存することで、以上の問題やコストがかからなくなるのがメリットです。
・業務が効率化される
電子データとして機密情報を保存する場合、紙の書類を保存する手間と時間を省くことができます。しかもパソコン上で欲しい情報を検索することですぐに目的が達成できる上に、ネットワーク上のやり取りも共有機能や連携や非常にやりやすいのも大きなポイントです。
・保存体制の統一化が図れる
電子データは紛失や災害時の復旧などの不測の事態に強いというメリットがあります。保存体制の統一化が図れることによって社内全体の共通認識が一貫されるようになるので、間違えて紙の機密文書を処分するようなこともなければ紛失するようなこともありませんし、災害時に対応できなくなることもありません。
電子データにすることによって保存しやすくなる上にセキュリティ対策をしやすくなる点でも大きなメリットです。
まとめ
機密情報を守るために電子帳簿保存法を導入するメリットは多くあります。紙の書類だと紛失の恐れや保存体制の一体化が図れなかったり、業務効率化ができなくて管理などの手間や時間がかかったりと様々な問題が発生します。
ここで電子帳簿保存法を導入することで管理がしやすくなり、セキュリティ対策もやりやすくなるのでおすすめです。
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