【機密情報となる図面をデータ化するメリット】

製造業や建築業で、機密情報が書かれている図面を紙のまま保管していませんか？

紙のまま図面を保管していると、セキュリティの問題や、目的の図面が見つかりにくいといった様々な問題が発生しやすいです。そこで紙の図面を全てデータ化することによって様々なメリットがあります。

まだ紙の図面を保管しているなら、是非ともデータ化してみてはいかがでしょうか。

それでは、図面をデータ化するメリットについてご説明しましょう。

図面をデータ化するメリット

図面をデータ化するメリットは、以下の通りです。

・図面が探しやすくなる

図面をデータ化する一番のメリットは、検索などで目的の図面が探しやすくなることです。

紙の図面の場合、どこに目的の図面があるのか探さなければなりません。いつまで経っても見つからない可能性もありますし、乱雑な管理になっているほど見つかりにくいでしょう。

しかし、図面をデータ化すれば検索などの方法で図面がすぐに見つかるため、業務効率化にも繋がります。

・共有しやすい

取引先や社内で図面を共有したい場合、データ化していればメールに添付したり、チャット上でコピーして共有したりと情報共有がやりやすくなります。

複数の社員で図面を共有したい時、紙だと一式しかないので一旦集まって話し合う必要性があるでしょう。スケジュールが合わなければ集まることはできませんし、何かと不便です。

そこで図面をデータ化していれば、無駄なくスムーズに図面の確認や話し合いなどができます。

・セキュリティ対策になる

紙の図面だとしっかり保管していても誰かに持ち出される恐れがあるので、常に情報漏洩の危険性があります。

そこで図面をデータ化することによって、強固なセキュリティ対策ができます。

誰がどの図面に最後にアクセスしたのか利益を残したり、決められた人しかファイルやフォルダにアクセスできないようにしたりと、紙で保管するよりもかなり強固なセキュリティで図面を守ることが可能です。

まとめ

図面は大事な技術の結晶のようなものなので、ぞんざいに扱わないようにしっかりと管理するべきです。

紙の図面のままでは紛失する可能性が高いですし、セキュリティ対策を行うのも難しいので誰かが図面を無断で持ち出される可能性もあります。

図面をデータ化しておくことで高いセキュリティによって情報漏洩対策になり、目的の図面も探しやすくなるでしょう。