【機密情報が満載の図面を管理するポイントとは？】

機密情報が満載の図面はしっかりと管理しなければなりませんが、大量にある図面をどうやって管理すればいいのか気になる人も多いのではないでしょうか。

しっかり図面の管理をすることで、情報漏洩などを防ぐことができます。

それでは、図面管理のポイントについてご説明しましょう。

図面管理のポイントとは？

図面管理のポイントは、以下の通りです。

・フォルダやファイル名に法則性をつける

図面を管理する上で、フォルダやファイル名が適当になっていると、どの図面がどこにあるのか見つけにくくなります。

そこでフォルダやファイル名に法則性をつけることによって、図面が格段に探しやすくなるでしょう。

たとえば「日付＿種類＿名称」のように、明確な法則性をつけるようにすることで図面の管理がやりやすくなります。

・バージョン管理を徹底する

図面のバージョン管理も徹底しておくべきです。

図面は常に作成したものだけではなく、加筆修正などで図面が変更されることがあります。この時、バージョン管理を徹底していないと、どの図面が最新のものなのかが分からなくなります。

バージョン管理を徹底することで最新版の図面がすぐに分かるため、誤発注や発注ミス、同じ図面を作成する必要性がなくなるでしょう。

ただし、なんでも最新にすればいいというわけではありません。図面によっては古い図面を確認することもあるので、更新日を記入しておくと新しい図面と古い図面が一目で分かります。

・紙の図面の保管場所をハッキリさせる

紙の図面を保管する場合、保管場所をハッキリさせる必要性があります。

保管場所が決まっていないと図面が社内の様々なところで保管されている状態になりかねないので、保管場所を統一させることが大切です。

パソコン上なら図面を保管する共有フォルダを作成したり、紙の図面なら一ヶ所に集めて種類ごとに分けて保存したりすると良いでしょう。

まとめ

図面管理は情報漏洩を防ぐのはもちろん、業務効率化のために必須となります。

一目で図面がどこにあるのか分かるように法則性をつけたり、図面のバージョン管理を徹底したり、紙の図面の保管場所をハッキリさせるなど、できることは数多くあるでしょう。

まずは紙でもパソコン上でも図面を一ヶ所に集めて、そこから種類ごとに分けて保管すると分かりやすいです。パソコン上であればフォルダやファイル名に法則性をつけて分けることで、誰でも図面が確認しやすくなります。