【意外と知らない】機密文書とは？の3つの分類と管理方法を知ろう！

会社に勤めている人であれば、毎日さまざまな書類に目を通していますよね。日常的に目に通している書類には、個人情報や顧客リストなどの機密にするべき情報が多く記載されています。

会社で扱う大事な書類には、重要さや内容によっていくつかの種類があることをご存知ですか？関係者以外けっして漏らしてはいけない「機密文書」は、きちんとした管理が必要です。

雑な管理で大事な情報が漏れてしまっては、会社に大きな損害が出てしまう可能性があります。機密文書の3つの分類について正しく知り、誰でも正しく管理できる方法で保管しましょう。

機密文書の3つの分類方法

会社が守るべき機密文書は、社員や顧客の個人情報だけとは限りません。顧客との取引情報や会社の研究データ、極秘のプロジェクトなど、さまざまな情報を外部から守る必要があります。

たくさんの種類がある重要な書類ですが、主に3つに分類できます。漏洩した場合のリスクや、重要度に応じて「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」に分かれています。

極秘文書

会社にとって、もっとも重要な書類のことをさします。極秘文書が漏洩してしまうと、会社にとって重要な事業の継続が難しくなり、最悪の場合は倒産しかねません。会社の存続を揺るがす大きな影響が出るものです。経営に関係する、ほんの一部の社員のみが扱うことができます。

秘文書

極秘ほどではないにしろ、その次に機密にするべき情報のことです。社員の中でも、秘文書を扱う関係者にしか閲覧や管理ができません。人事に関することや、社員の個人情報などが秘文書にあたります。

社外秘文書

社外秘文書とは、社員であれば誰でも扱うことができるものです。しかし、社外にはけっして公表してはいけません。社員が調べた調査結果や、企画書などが社外秘として管理されています。機密レベルは1番低いですが、他社に漏洩すれば不利益を受ける場合があるので注意が必要です。

機密文書の管理方法とは

前章では、機密文書が3つに分類できることをお伝えしました。何気なく普段管理している書類の中にも、意外と機密文書があることに驚いた人も多いのではないでしょうか。漏洩のリスクを少しでも抑えるためには、「どのように管理しているか」がとても大切です。管理方法の中でも、特に意識すべき方法をお伝えしていきます。

鍵をかけてしまう

機密文書を収納している棚、もしくは部屋を物理的に隔離し、持ち出しや漏洩を防ぐ方法です。誰でも触れることができる場所に機密文書が保管されていることは、とても危険です。鍵の種類は番号を入力するものから、指紋認証のものまで、さまざまな鍵が存在します。

ファイル、書類ごとにラベリング表示

複数の社員で扱うことが多い機密文書は、誰が見ても内容がわかるようなラベリング表示があると、管理しやすくなります。ラベリング表示は、棚ごとの分類とファイルごとの分類のどちらにも効果的な方法です。

機密保持の意識を高める

毎日のように機密文書を扱っていると、いつのまにか気が緩み、書類の扱いがおおざっぱになってしまう恐れがあります。機密文書の管理については、社内ルールにも明記したり、社員に呼びかけたりなど、意識をキープできるような呼びかけをしていきましょう。

こまめな見直しと処分

機密文書のような重要な書類は、事業を進めていくとどんどん増えていきますよね。しかし、機密文書の種類によっては、一定期間を過ぎると保管期間が終了していきます。保管している書類をこまめに見直し、常に管理しやすい状態にしておきましょう。

まとめ

企業の中のほとんどの社員は、極秘文書のような最重要な機密を扱うことはめったにありません。しかし、普段の業務で何気なく目にする書類にも、機密情報は含まれています。機密文書の種類や管理について知っておくことは、とても大事なことです。

機密文書の情報が漏洩してしまうと、企業に多大な損害を生んでしまいます。しかし、複数の社員で管理する書類には、紛失や情報漏洩のリスクを常に抱えています。少しでもリスクを減らすために、普段から対策をしておくことは可能ですよ。

常に危機管理の意識を持ち、業務に取り組むことをおすすめします。誰が見てもわかるように、安全に保管しておきましょう。

もちろん処分する際も適当にするのはNG！最後までしっかりと情報を守る必要があります。自社でシュレッダーするのも悪くありませんが、時間がかかることからルールを破ってそのまま廃棄してしまう従業員がいることも事実です。
大切な情報は機密文書廃棄業者へ依頼するのが安心ですよ。