【徹底解説！】複雑な機密文書の種類と廃棄方法とは？

機密文書には、重要度別に3つの種類があります。

・極秘文書
・秘文書
・社外秘文書

機密文書を廃棄するには、機密文書専門の廃棄業者の利用が最も安全な廃棄方法です。

今回は機密文書の種類と、廃棄するには業者の利用がおすすめな理由について徹底解説していきます。

この記事を読んで、機密文書の種類を知り、上手な廃棄方法の選択をしてくださいね。

機密文書の種類とは

機密文書とは、外部に漏洩すると関係者に不利益が生じる大切な情報が書かれた書類のことです。

重要度によって、次の3つに分けることができます。

・極秘文書
・秘文書
・社外秘文書

ひとつずつ詳細を見ていきましょう。

極秘文書

「極秘文書」とは、ごく一部の関係者しか閲覧できない書類のことをいいます。

例えば、未発表の研究結果や合併プロジェクトの詳細といった、発表前に外部に漏洩すると企業に大きな損害を与えかねない情報が書かれた書類です。

極秘文書にかかわる人数は限られており、社内でもあまり目にすることがないでしょう。

秘文書

「秘文書」とは、社内の人間でも限られた人しか閲覧できない書類のことです。

例えば、社員の履歴書等の個人情報や、重要な契約書などが該当します。

触れられる人物を限定し、きちんとした管理を求められる書類です。人事給与や経理にかかわる人は、触れる機会が多いかもしれません。

社外秘文書

「社外秘文書」とは、社外への持ち出しを禁止されている文書のこと。

企業秘密や営業秘密など、社外に少しでも漏洩すると企業や関係先に損害を与える可能性が高くなります。社内での閲覧は制限されていないことが多いですが、社外への持ち出しを固く禁じられている書類です。

営業担当者や経理関係者は、目にする機会が多いでしょう。

社内にある機密文書とは

ここまで、重要度別に機密文書の種類をご紹介しました。

実際には秘文書や社外秘文書と呼んでいない書類でも、注意するべき書類が社内にはたくさんあります。

・取引先から受け取った文書
・個人情報の記載された書類

なんとなく想像はつくかもしれませんが、詳しく見ていきましょう。

取引先から受け取った文書

取引先から受け取った文書の中には、契約書や顧客名簿、仕様書などが該当します。

契約書や顧客名簿など取引先からもらう書類には、相手企業の機密情報がたくさん。

取引先の機密情報が漏洩してしまっては、自社の信用が落ちるだけでなく、取引先へ損害を与えることになりかねません。

自社で作成した書類も大切に扱うべきですが、取引先から受け取った書類はより一層の注意が必要です。

個人情報の記載された書類

個人情報の記載された書類は、社員名簿、履歴書、アンケートなどが該当します。

個人情報の大切さは皆さんもよくご存じだと思いますが、決して漏洩は許されないことです。

社員に関する個人情報漏洩も問題ですが、顧客に関する個人情報が漏洩すると大きな問題となり、会社の信頼を落とすことにつながります。

どのような対象者の情報でも、個人情報の取り扱いには細心の注意が必要です。

慎重に取り扱うべき機密文書の廃棄方法とは

ここまで機密文書の3つの種類と、社内にある注意するべき書類についてお伝えしました。

最後に、慎重に取り扱うべき機密文書を廃棄する場合、どのような方法があるのか見ていきましょう。

今回ご紹介する方法は次の3つです。

・受け取った相手に返す
・社内に設置したシュレッダー
・機密文書廃棄の専門業者を利用する

一番良い廃棄方法は、「機密文書廃棄の専門業者を利用する」こと。その理由も合わせてご紹介します。

受け取った相手に返す

1つ目の廃棄方法は、機密文書を受け取った相手に返すこと。

取引先の未発表の研究結果など参考資料として受け取った書類は、先方に返すことで自社での漏洩リスクを下げることができます。

しかし契約書やプロジェクト進行に欠かせない書類は相手に返却できません。

自社での保管義務がある書類をきちんと保管していないと監査などで指摘され、それこそ信頼を失う可能性が出てきます。

機密書類を受け取った相手に返す方法は、一部の書類でしか使えない方法です。

社内に設置したシュレッダーで裁断

2つ目の廃棄方法は、社内に設置したシュレッダーで裁断すること。

不要になった書類をそのままゴミに出すことは、機密情報を誰でも見られる状態で公共の場所に置いておくことを意味します。他の企業が持ち帰り利用する可能性や、情報を悪用する人の手に渡る可能性もあり、とても危険です。

そのリスクを下げるためにも、社内のシュレッダーで裁断してから廃棄するのは有効な方法。

しかし社内に設置したシュレッダーを利用しての廃棄には、2つのリスクがあります。

・裁断中に他の社員に見られるリスク
・裁断が粗く、読み取れてしまうリスク

1つ目のリスクは、裁断中に他の社員に見られるリスクです。

シュレッダーでの裁断中、他の社員が話しかけてきて立ち話になること、ありますよね。

極秘文書を裁断していた場合、その情報を関係のない社員に見られてしまっては情報漏洩の可能性が高くなります。

2つ目のリスクは、シュレッダーの裁断が粗く、読み取られてしまうリスクです。

シュレッダーにかければ読み取られることはないと安心している方も多いようですが、実は違います。一般企業が使うシュレッダーは裁断の目が粗く、つなぎ合わせたら情報を読み取れることもあるのです。

企業の大切な情報を狙う人はどのような方法を使ってくるかわかりません。もしかすると、シュレッダーのごみを回収し、情報を読み取ろうとしてくる可能性もあります。

社内のシュレッダーを使用して機密文書を廃棄する方法は、必ずしも安全とは言えないのです。

機密文書廃棄の専門業者を利用する

3つ目の廃棄方法が、機密文書廃棄の専門業者を利用すること。実はこれが一番安全な方法なのです。

というのも、機密文書廃棄を専門にしている業者は、特別なノウハウを持っています。機密文書の情報を決して漏洩しないための機器の保有や廃棄の方法など、任せておけば安心できる仕組みがあるのです。

しかし、廃棄業者の中には信頼できない企業もあるかもしれません。

その業者の実績や、Pマークなど情報管理の資格を保有しているか、無事故を押し出しているかなどを確認することで、優良な機密文書廃棄業者を見つけることができますよ。

まとめ

機密文書には重要度別に3つの種類があり、社内でも注意すべき書類があるとお伝えしました。機密文書の廃棄方法は、機密文書廃棄の専門業者の利用が一番安全な方法です。

情報漏洩しては困る大切な機密文書だからこそ、廃棄が完了するまで気を抜けません。

廃棄業者のこれまでの実績や、情報管理への取り組みなどを確認することで、優良な業者がどうかの判断基準になるばずですよ。