機密文書となる資料を外注先に提供する際に気を付けておきたいのが、外注先が機密文書となる資料を二次利用する可能性があることです。機密文書であるにもかかわらず二次利用されてしまっては機密文書としての体をなしていませんし、機密文書の内容が外部に漏れてしまう可能性が高いでしょう。

 

二次利用されないためにも、様々な対策を講じる必要性があります。

 

それでは、外注先に提供した機密文書の二次利用を防ぐ方法についてご説明しましょう。

 

閲覧しかできないファイルにする

 

最も効果的なのは、『トランセ―ファーBASIC』を活用して閲覧しかできないファイルにして提供することです。閲覧しかできないということは、コピー、保存、画面キャプチャー、プリントスクリーンの操作が禁止されるため、外注先は手動で機密文書を手書きで作成しなければならなくなります。

 

手動で機密文書を作成してまで面倒なことはしたくないと考えるでしょうし、最も効率的な二次利用防止対策だと言えるでしょう。さらに登録した端末以外で利用することができず、有効期限を過ぎると自動的に削除されるようになっています。

 

透かし印刷にも対応しているため、印刷の権限を設定しても利用者の情報を透かしに設定しておくことで不正な持ち出しを抑制する効果が期待できます。

 

登録したパソコン以外でファイルが開けないので効率的に二次利用が防げますし、ファイルに有効期限および自動削除を設定しておくことによって、後から機密文書を回収する必要性もなければ削除の要請をする必要性もありません。

 

この機能があればセキュリティ性能を一気に高めることができる上に、二次利用が大幅に抑制できるので安心して機密文書を外注先に渡すことができるでしょう。

 

まとめ

 

機密文書の内容は決して社外に漏らしてはならない非常に重要な情報ですが、場合によっては外注先に機密文書を提供することもあるでしょう。外注先に提供する必要性があるのであれば提供することになりますが、必ず二次利用されないように対策することが大切です。

 

二次利用されると機密情報が外部に漏れてしまうため、そうならないために閲覧しかできないファイルにして提供するのがおすすめです。閲覧しかできない状態にすれば、コピーも保存も別のパソコンで開くこともできなくなるので、効率的な二次利用防止対策になります。