【各企業が機密情報の塊であるマイナンバーを管理する時のポイントとは？】

　各企業は従業員やその家族のマイナンバーを預かって管理しなければならない以上、管理する際のポイントを押さえなければなりません。特に事業規模が大きい企業ほど膨大な数のマイナンバーを管理しなければならないでしょう。

効率良く管理するためにも、収集から廃棄までのポイントを知ることが大切です。それでは、各企業がマイナンバーを管理する時のポイントについてご説明しましょう。

マイナンバーを管理するポイント

各企業がマイナンバーを管理する時のポイントは、主に収集、利用・管理、廃棄です。

それでは、 マイナンバーを管理するポイントについてご説明しましょう。

マイナンバーを収集するポイント

従業員やその家族のマイナンバーを収集する時は、法律で認められている利用目的や利用範囲を文書で通知及び公表する説明責任があります。何のためにマイナンバーを収集するのか説明した上で、マイナンバーを提示しても良いという従業員から収集することができます。

マイナンバーを利用・管理するポイント

収集したマイナンバーを利用する時は、収集する際に公表した利用目的以外で利用することはできません。法律で定められているマイナンバーの利用目的は社会保障、税、災害対策の3つに限定されているため、それ以外の奥的で利用した場合は法律違反となります。

なお、マイナンバーは変わることがないため、事業者の判断で保管期限を決めることができます。

マイナンバーを廃棄するポイント

マイナンバーの保管期限が明確に定められていない以上、いつ廃棄しても問題ありません。

ただし、手続きが終了するなどの理由で利用する目的がなくなった場合は、すぐに廃棄しなければなりません。復元できるような廃棄方法では絶対にNGなので、二度と復元できない方法で徹底的に処分しましょう。

まとめ

各企業はそれぞれのマイナンバーを徹底して管理しなければなりませんが、収集から廃棄するまでしっかり責任を持つ必要性があります。何のために機密情報の塊であるマイナンバーを収集するのかしっかりと説明するのはもちろん、利用目的以外の目的で利用しないことが大切です。

廃棄する時は関連書類を含め、決して読み取られることがないよう、そして二度と復元できないように徹底的に廃棄処分しましょう。