【不動産賃貸管理会社におすすめ！賃貸借契約書の管理方法を解説します】

借主だけでなく、不動産賃貸管理会社も効率良く賃貸借契約書を管理できるようにしておく必要性があります。

非常に多くの賃貸物件を管理している以上、膨大な数の賃貸借契約書を管理しなければならないため、効率良くチェックできるようにしなければなりません。

それでは、不動産賃貸管理会社におすすめの賃貸借契約書の管理方法についてご説明しましょう。

不動産賃貸管理会社におすすめ！賃貸借契約書の管理方法

賃貸借契約書の管理方法としておすすめなのが、関連書類をまとめてファイリングする方法と、間仕切りをセットしてファイリングをする方法です。

関連書類をまとめてファイリングする方法ですが、こちらは管理物件ごとにファイルを分けることで書類を分かりやすくまとめる方法です。

ファイルごとに賃貸借契約書や運転免許証などのコピー、入居前の状態が分かる写真などをまとめて保管することで、どの管理物件で契約書を確認すればいいのか迷うことがなくなります。

ファイルの背表紙に管理物件名や管理コードを記載することで、さらに分かりやすくなるでしょう。

そしてもう一つの間仕切りをセットしてファイリングする方法ですが、こちらは色付きの間仕切りを有効活用することで、どの仕切りに何をファイリングするか決めやすくなるのがポイントです。

あらかじめ間仕切りがセットされたファイルを用意し、新しい案件が発生した時に魔仕切りをセットしておいたファイルに管理物件名や管理コードを記載して各担当者にルールに沿ってファイリングするようにすれば、整理整頓が行き届いたファイリングができます。

あらかじめファイリングのルールを決めておくと、担当者に聞かなくても自分でファイルが探せるようになるため、管理の手間や時間を大幅に短縮することができるでしょう。

まとめ

借主が賃貸借契約書を大切に保管するのも大切ですが、それ以上に不動産賃貸管理会社も膨大な数の賃貸借契約書などを初めとする様々な書類を管理しなければなりません。

書類が膨大な数になるほど管理方法を見直していかないと、後で確認等が必要になった時に困ることになるでしょう。各担当者に聞かなくても自分でファイルが見つけられるようになる管理方法が理想的なので、社内でファイリングのルールを統一させることが重要です。