【マイナンバーをExcelやクラウドで管理する方法とは？】

　マイナンバーは機密情報の塊なので、情報漏洩を防ぐためにも徹底して管理しなければなりません。しかし、どうやって膨大な数のマイナンバーを管理するのか分からないこともあるのではないでしょうか。

全従業員のマイナンバーを管理するためにも、Excelやクラウドで管理するのがおすすめです。それでは、マイナンバーをExcelやクラウドで管理する方法についてご説明しましょう。

Excelによる管理方法

Excelでマイナンバーを管理する場合、以下の3つでロックする必要性があります。

• Excelファイルそのものをパスワードでロックする
• Excelを管理する端末にパスワードや指紋認証などのセキュリティ対策でロックする
• 端末そのものをカギのついた金庫等に保管してロックする

以上の方法で厳重にロックすることで管理できますが、Excelでマイナンバーを管理するのはおすすめできません。ロックすることはできるものの、安全性を確保するのが非常に難しいので情報が漏洩しないとは限りません。

したがって、マイナンバーを管理するならクラウドがおすすめです。

クラウドで管理する方法

クラウドでマイナンバーを管理する場合は、とにもかくにもセキュリティ対策が充実しているクラウドサービスを選ぶことが重要です。数多くのクラウドサービスが存在する以上、適当なクラウドサービスでは情報漏洩に繋がります。

また、クラウドサービスを利用する場合は、マイナンバー法で定められた監督義務が発生します。必要かつ適切な監督義務は、以下の通りです。

• 委託先の適切な選定
• 安全管理措置に関する委託契約の締結
• 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

以上は個人情報保護委員会が令和2年5月25日に最終改正した「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に記載されている義務です。マイナンバーをクラウドサービスで管理するなら、監督義務を必ず守りましょう。

まとめ

マイナンバーを徹底して管理するためにも、Excelやクラウドで管理する必要性があります。Excelは厳重なロックをかけることで管理できますが、元々の安全性を確保するのが非常に難しいのでおすすめできません。

しかし、クラウドサービスであれば万全のセキュリティ対策と共にバックアップなどもできるなど、様々な機能が搭載されています。クラウドサービスを厳選して万全の管理体制を敷くことができれば、ひとまずは安心です。