【マイナンバーを管理する上で大変なこととは？】

機密情報の塊であるマイナンバーを外部に漏らさないためにも徹底的に管理する必要性がありますが、口で言うほど簡単なことではありません。従業員の人数以上に太陽のマイナンバーを管理しなければならない以上、管理に割く時間や手間がかかります。

それでは、マイナンバーを管理する上で大変なことについてご説明しましょう。

マイナンバーを管理する上で大変なこととは？

マイナンバーを管理する上で大変なことは、以下の通りです。

・保管スペースを確保するのが大変

紙でマイナンバーを管理する場合、書類を厳重に保管できるだけのスペースを確保するのはとても難しいでしょう。あまり管理体制が乱雑になっていると重要なマイナンバーを紛失してしまう恐れがありますし、それこそ外部に情報が漏洩してしまう危険性があります。

物理的に管理するコストもかかるため、紙で管理するのはおすすめできません。マイナンバーの情報を電子化して保管すれば、保管スペースを確保しなくても安心して管理できます。

・アクセスの制御方法

もう一つは、マイナンバーへのアクセスを制御する方法です。

マイナンバーを管理する部署が一つだけならまだしも、別々の部門で管理している場合は利用目的以外の目的で利用されないようにそれぞれアクセスを制御しなければなりません。

誰もかれもがアクセスするからこそ機密情報を漏洩させてしまうことになるので、特定の人物以外はアクセスできないように徹底して制御しましょう。

・廃棄の仕方

マイナンバーには保管期限がないため、いつまで保管しなければいけないのか分からないケースもあるでしょう。いずれ必要になるのではないかと思うと、処分したくてもできないこともあるかもしれません。廃棄する必要性があるとはいえ、どうやって廃棄すればいいのかマニュアル等がない場合もあるでしょう。

しかし、マイナンバーは必要な手続きが終了して今後も利用する目的がない場合は、速やかに廃棄処分する必要性があります。決して復元されることがないよう、紙媒体ならシュレッダー、焼却、溶解処理、電子ファイルなら物理的に破壊したり、データ削除専用ソフトを活用したりするといった方法で処分しましょう。

まとめ

マイナンバーを管理するのはとても簡単です。情報漏洩するようなことがあってはならない以上、紙媒体や電子データをどのように管理するのか、社内で取り決める必要性があります。

アクセスを制御したり、二度と復元できないように徹底的に廃棄したりと、できる限りの管理をしましょう。