【コピー機から情報漏洩する？コピー機に保存されたデータを削除するタイミングを解説します】

PCやスマホなどであれば買い替えの際に必ずと言っていいほど重要なデータや個人情報を特定されかねない情報を削除する必要性があります。

しかし、コピー機にはデータが保存されているわけないと思い込み、何も対策せずにそのまま処分してしまうケースもあるのではないでしょうか。コピー機を利用するほど重要なデータが蓄積されていることが多いので、それらを狙う悪徳業者もいるほどです。

それでは、情報漏洩に繋がるきっかけや、データを削除するタイミングについてご説明しましょう。

情報漏洩に繋がってしまうきっかけ

情報漏洩に繋がってしまう要因として挙げられるのが、外部からのアクセスや内部の人による不正利用、操作ミスです。

何もセキュリティ対策が行われていないと外部や内部から不正が行われる可能性があります。ただ、人為的なミスのせいで外部に重要なデータが送られてしまい、漏洩に繋がってしまう危険性もあるでしょう。

ほんのちょっとしたきっかけが機密情報の漏洩に繋がってしまうため、コピー機の内部データを徹底的に削除する必要性があります。

コピー機のデータ削除のタイミング

コピー機内部のデータを削除する必要性があるとはいえ、どの隊民で削除すればいいのか分からない人も多いのではないでしょうか。

内部のデータを削除する時のタイミングとして挙げられるのは、以下の通りです。

・コピー機を廃棄・新調する時
・一定期間だけ保存して削除する時
・別の部署に移動する時

企業で使用するコピー機の場合、大切な顧客情報や取引先との重要データが保存されているため、保存期間を決めておき、定期的に削除するサイクルを作ることが大切です。

あまり細かく削除すると必要な時に必要なデータが使えない事態になりかねないため、半年に一度くらいの間隔で削除を行うと良いでしょう。

また、コピー機を廃棄する場合は業者に削除を依頼するのも一つの手ですが、業者によっては削除しなかったり、データを消さずに他者に売買してしまったりする可能性が少なからずあります。

したがって、プライバシーマークを取得していたり、一度も情報漏洩事故を起こしたことがなかったりする業者に依頼するのがおすすめです。

まとめ

まさかコピー機に重要な機密情報のデータが保存されていると気づかない人も多いのではないでしょうか。

印刷やスキャンによってコピー機内部に機密情報がデータとして記録されているため、データを削除するタイミングを知って確実に処理することが大切です。