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当記事では、不採用通知を廃棄するまでの扱いと、専門業者に依頼すべき理由を詳しくお伝えします。
不採用通知を書類廃棄したいときは情報漏洩に注意しよう
不採用通知を廃棄したいときは情報漏洩に注意しましょう。
個人情報が記載されている書類なので、ゴミ箱に捨てて万が一情報を盗まれたら、会社の信用に関わる事件になります。
廃棄する際に気をつけるべきことは、具体的には以下のとおりです。
● 6ヶ月程度保管した後に廃棄する
● 最低限シュレッダーにかける
● 専門業者に依頼するのが一番
1つずつ見ていきましょう。
6ヶ月程度保管した後に廃棄する
不採用通知や関連書類は、6ヶ月程度保管した後に廃棄しましょう。
「書類を返却してほしい」という申し出が、稀にあるからです。
もし返却してほしいといわれた書類を返せなかったら、さらに会社の印象を悪くしてしまう恐れがあります。
不採用の時点でがっかりさせてしまった応募者を、これ以上失望させないよう気をつけましょう。
最低限シュレッダーにかける
不採用通知や採用関連書類を廃棄する際は、最低でもシュレッダーにかける処理をしましょう。
燃えるゴミで廃棄したら、応募者の個人情報が流出して情報漏洩事件につながる可能性があります。
採用しなかったからといって、個人情報を適当に扱ったら、会社の信用に関わる問題に発展しかねません。
預かった個人情報は、最後まで責任を持って厳重に扱いましょう。
専門業者に依頼するのが一番
個人情報が記載されている重要な文書は、専門業者に処分を依頼するのが一番確実です。
信頼できる専門業者に頼めば、シュレッダーにかけるよりも簡単に確実に廃棄してもらえます。
廃棄証明書等で安全にきちんと処分したことがわかるので、安心して処分を任せられます。
シュレッダーを導入していない企業や、自分で裁断する手間を省きたい方は、専門業者に依頼しましょう。
不採用通知を的確に書類廃棄する3つの方法
不採用通知を的確に書類廃棄するには、以下の3つの方法があります。
1. 焼却処分
2. シュレッダー
3. シュレッダー＋溶解処理
それぞれ説明します。
1.焼却処分
焼却処分は、むかし主流だった紙の処分方法です。
焼却施設に持ち込んで燃やすことで、完全に消滅できるため確実な処分方法とされていました。
しかし、現在では焼却処分は以下の理由から選ばれなくなってきました。
● 大量の二酸化炭素を排出する
● 紙をリサイクルできない
環境にやさしい処分方法として、今では次の方法が好まれるようになっています。
2.シュレッダー
シュレッダー処理は焼却処分の代わりに主流になった処分方法です。
オフィスや学校に設置したシュレッダーで数枚ずつ処分する他に、専門業者に依頼して大型シュレッダーで処分してもらう方法があります。
大型シュレッダーを搭載したトラックが目の前で裁断してくれる「出張裁断」というサービスもあります。
輸送中の事故や紛失リスクが心配な方は、目の前で処分してもらえるサービスを使ってみるといいでしょう。
3.シュレッダー＋溶解処理
シュレッダーにかけた後、溶解処理をして完全に復元できなくする方法もあります。
シュレッダーで裁断しただけでは、つなぎ合わせて復元できるのでは、と考えてしまう方には溶解処理がおすすめです。
溶解処理を行えば、部外者が文書を目にする可能性がなくなるので、情報セキュリティの面から安心度合いが高いといえます。
溶解して液状になった書類は、トイレットペーパーなどにリサイクルできるので、環境にもやさしい処分方法です。
不採用通知の書類廃棄を任せる業者の選び方
不採用通知の書類廃棄を任せる業者を選定する際は、以下の3つに注意して選びましょう。
1. セキュリティ面
2. 溶解証明書の有無
3. 回収方法
順番に見ていきましょう。
1.セキュリティ面
個人情報が載っている書類を廃棄するため、情報セキュリティの観点から考える必要があります。
セキュリティ面で信頼できる業者を選びたいなら、基準の1つとしてプライバシーマークを取得しているか確認しましょう。
プライバシーマークの認定を受けている企業なら、情報漏洩のリスクは少ないと考えられます。
回収は行うものの、処分は外部に任せきりという業者も増えているため、きちんと調べてから依頼しましょう。
2.溶解証明書の有無
溶解証明書は、廃棄業者がきちんと書類を廃棄したことを証明する書類です。
溶解証明書が発行されないと、書類が完全に廃棄されていなくてもわからないことになってしまいます。
実は預かった書類をきちんと廃棄していなかった、という事態を防ぐために正しく書類を廃棄した証明を受け取りましょう。
3.回収方法
書類の回収方法も、依頼する前に確認しましょう。
段ボールに詰めて回収してもらうのか、回収ボックスを活用するのか、自ら処分場に持ち込むのか。
段ボールを用意してもらえると思って待っていたら実は自分で用意する必要があった、というケースも珍しくないため、回収方法は必ず把握しておきましょう。
不採用通知の書類廃棄時には信頼できる専門業者に任せよう
不採用通知の書類廃棄時には信頼できる専門業者に任せることをおすすめします。
個人情報が載っている書類は、厳重に扱わないと、会社のイメージダウンにつながる恐れがあるからです。
シュレッダーにかけるだけでなく溶解処分までして、確実に安全に個人情報を廃棄したい場合は、デルエフにご相談ください。
創業以来85年間、一度も情報漏洩事故を起こしていない当社なら、お手頃価格で安全に廃棄できます。
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