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「特定個人情報ってそもそも何？」
このようなお悩みを抱えている方も多いでしょう。
特定個人情報の取り扱いには細心の注意を支払わなければなりませんが、この廃棄にも注意が必要です。
当記事では特定個人情報の廃棄方法を中心に詳しくお伝えしていきます。
特定個人情報とは
特定個人情報とは、マイナンバーに含まれる個人情報を指しており、生年月日や健康保険証の情報なども特定情報として扱われます。
基本的に個人が特定されてしまう情報なので、取り扱いに様々な成約が設けられている点に注意してください。
特定個人情報を取り扱うときの注意点
先ほど特定個人情報は取り扱いに注意しなければならない点をお伝えしましたが、注意すべき点は次のとおりです。
● 取得制限事項
● 利用や提供に制限がある
これらの内容をより深く確認していきます。
取得制限事項
マイナンバーを取り扱うのは基本的に企業のため、事業者が責任者となります。
具体的な取得制限事項としては、みだりにプライベートを知るために取得するのではなく、必要な事務処理を行うためだけに取得しなければならないということです。
たとえば社会保障や税に関する手続き書類の作成などに対する事務処理では求めていいものの、営業成績を管理するためにマイナンバーの提出を求めてはいけません。
利用や提供に制限がある
先ほど社会保障や税関係の手続き上でのみマイナンバーの取得が許可されている点をお伝えしましたが、これに付随して利用や提供にも制限がある点に注意しましょう。
たとえば、マイナンバーを他会社に提供したり、他の業者に委託したりするのは基本的に不可能です。
このように特定個人情報は厳格に取り扱いが決められているものであるといった認識を持ち、廃棄時にも処理を徹底していきましょう。
特定個人情報の廃棄方法
先ほどは特定個人情報の利用についてをお伝えしてきましたが、具体的な廃棄方法は次のとおりです。
● 完全に復元が不可能な手段を採用する
● データ媒体のときには専用のデータ削除ソフトを利用する
それぞれ解説していきます。
完全に復元不可能な手段を採用する
特定個人情報の廃棄方法の一つ目は、完全に復元不可能な手段を採用することです。
完全に復元が不可能という定義には色々な考え方がありますが、シュレッダーを使った廃棄はガイドライン違反と捉えられる可能性が高いでしょう。
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