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「誓約書と契約書の違いは？」
こんなお悩みはありませんか？
情報漏洩誓約書を作ろうと考えても、その法的な効力がどう発生するかを押さえておかないと、いざというときに裁判所から否認されてしまいます。
そのため、情報漏洩誓約書とは何かを必ず押さえてから運用するようにしましょう。
今回の記事では、その誓約書について詳しく解説します。
情報漏洩誓約書（秘密保持誓約書）とは
情報漏洩誓約書とは、従業員の方に対して機密情報や企業秘密に該当する情報を外部に漏らさないように宣言してもらうための書類です。
きちんとした定型文を用意することで、万が一故意の情報漏洩があった場合に、損害賠償請求や懲戒処分が行えるようになります。
ただもう一つの類型として、秘密保持（NDA）契約書というものがあるので、その違いも含めて解説していきます。
誓約書と契約書の違い
誓約書と契約書の違いにはどのようなものがあるのでしょうか。
具体的に二つの類型に分けて解説していきます。
誓約書
まず誓約書とは、当事者の一方から取得する書類を誓約書といいます。
そのため今回の情報漏洩誓約書に関しては、従業員の方が一方的に書く書類を指しており、企業側が義務や罰則を通達し、その内容に納得した場合にサインや捺印をしてもらいます。
一方で、両者がサインや捺印をする書類を契約書といいます。
契約書
先ほどの項目でもお伝えしましたが、当事者が全員捺印やサインを行う書類を契約書といいます。
特に今回の秘密保持契約（NDA）は 個人と会社というよりも、個人事業主以上の法人格を持つ相手と自社で締結する場合を指しており、従業員と契約書を交わすことはほとんどありません。
基本的にNDAは両企業間でのみ締結される契約であることを念頭においておくと良いでしょう。
従業員はそもそも秘密保持の責任がある
とはいえ、そもそも企業の従業員は秘密保持の責任があり、労働契約がある限り信義誠実の原則によってその存在は担保されています。
そのため、もう一度誓約書を取り交わすことは、零細企業や中小企業ではあまり意味がないことかもしれません。
ただし、監視の目が行き届かない状況に陥るほど従業員数が増えている企業であれば、効力があると考えられます。
情報漏洩誓約書（秘密保持誓約書）のデメリット
さて情報漏洩誓約書を従業員に書いてもらう際のデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
具体的には次の通りです。
● 雛形を安易に利用しても効力がない
● 法的効力を持たせるには秘密保持義務の内容を定義する必要がある
● そもそも実力ある社員は誓約書にサインしない可能性がある
それぞれ解説していきます。
雛形を安易に利用しても効力がない
昨今ではネット上からさまざまな誓約書や契約書の雛形を取得できますが、情報漏洩誓約書も簡単に取得できます。
ただし、一般的にこのような雛形はリーガルチェックを受けていない可能性があり、いざというときに裁判所に提出しても認められない可能性があります。
そのため、誓約書を用意する場合には最低限法律家に見てもらい、法律的な観点から有効かどうかを確認しておきましょう。
法的効力を持たせるには秘密保持義務の内容を定義する必要がある
情報漏洩誓約書に法的効力を持たせるためには、秘密保持義務の内容を定義する必要があります。
たとえば、秘密保持義務の範囲が曖昧であった場合には、裁判所は立場が弱い側を守る可能性が高く、誓約書自体が無効になってしまう恐れがあります。
そのため、先ほどもお伝えしたように誓約書を作成する際には必ずリーガルチェックを通し、法的に効力があるものとして作成しておきましょう。
そもそも実力ある社員は誓約書にサインしない可能性がある
ちなみに、そもそも実力がある社員は誓約書にサインしない可能性がある点に注意が必要です。
なぜなら、誓約書は一方が義務の履行を守ると宣言するものであり、一般的に立場が弱い人が提出するものだからです。
もちろん働きはじめの方はサインをする可能性は高いですが、戦力として認められ独立できるほどまでに力を持っている従業員の方はサインをしない可能性があります。
そのため、誓約書の性質をきちんと考え、出来る限り早い段階で提出させることを徹底しましょう。
まとめ：情報漏洩誓約書（秘密保持誓約書）を書かせる前に漏洩が起こらないルールを決める
ここまで誓約書に関する事項を説明してきましたが、誓約書を書かせる前に情報漏洩が起こらないようにルールを決めておくことが先決です。
誓約書を従業員に書かせたところで、ヒューマンエラーは確実に起こってしまうと考え、出来る限りその確率を低減することを優先しましょう。
その中のひとつに紙書類の廃棄があります。
紙書類の廃棄にはシュレッダーなどが考えられますが、復元され重要な顧客情報が流出してしまう恐れがあります。
そのため、できる限り外部に委託し責任の所在を明確にしておきましょう。
外部業者の中でもデルエフは漏洩事故が一度も起こったことがない企業なので、気になる方は一度お問い合わせください。
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