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機密文書の種類は数多くありますが、機密文書を保管する必要性がなくなったからといってすぐに処分するのはＮＧです、機密文書の中にはそれぞれ保存しなければならない期間というのが設定されているので、最低でもその保存期間を守る必要性があります。
機密文書を処分する前に、保存期間を確かめてしっかりと管理することが大切です。それでは、機密文書の保存期間についてご説明しましょう。
機密文書の保存期間はどれくらい？
機密文書の中には最低限保存しなければならない期間と永久に保管しなければならないものがあるので、どのくらい保存すればいいのか知る必要性があります。
まず、最低2年間保管しなければならないのは、雇用保険、健康保険、健康保険、厚生年金保険などの機密文書です。
最低3年間保管しなければならないのは、雇入れ、解雇、労働者名簿、タイムカード、残業命令書などの労働時間記録、時間外・休日労働協定届、派遣元管理台帳、賃金台帳、災害補償、労災保険、労働保険などの機密文書です。
最低4年間保管しなければならないのは、被保険者に関する書類の雇用保険などの機密文書です。
最低5年間保管しなければならないのは、健康診断個人票などの機密文書です。
最低7年間保管しなければならないのは、給与所得者などの扶養控除等、源泉徴収簿等などの機密文書です。
そして永久に保管しなければならないのは、定款や就業規則、規定関係などの機密文書です。
機密文書は他にも最低限保管しなければならない日数が決まっているものがあるため、どのくらい保管しなければならないのかしっかりと確認しましょう。
特に永久的に保管しなければならない機密文書は、それだけ外部に情報が漏れると企業の信用を落としかねない重要な書類だと言えます。そんな書類を雑に扱わないように、しっかりと保管する必要性があるでしょう。
まとめ
機密文書の中には決められた年数は最低限保管する必要性があるので注意が必要です。ただ、最低限保管しなければならないのであって、その年数を超えたらすぐに処分しても構わらないというわけではありません。
規定年数を超えた後でも機密文書を必要とする場面がある可能性があるので、むやみに処分しないようにしましょう。本当に必要なくなったら処分する形でも問題ないため、本当に必要が無くなるまではしっかりと管理する必要性があります。
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