機密文書を英語で伝える方法は？

『外国人の方に機密文書を送る必要が出来た』
『英語で機密文書だと伝えるにはどうすれば良いの？』

こんなお悩みありませんか？
グローバル化の進む現代、日本語がネイティブでない外国の方々と大切な情報のやり取りをすることもあります。
しかし、言語の異なる相手に、機密情報だということがしっかりと伝えられるのかどうか不安を感じてしまう方もいますよね。
そこで、今回の記事では英語で機密情報だと伝える方法について紹介していきます。
重要度に合わせた表記の仕方についても併せて紹介していくので、是非最後までご覧ください。

機密文書は英語でどう書けばいいの？

「機密」や「秘密」などの言葉を英語で表そうとした場合、意外と同じ意味を持つ英単語が数多くあることに困惑しがちです。
シークレット（sercret）は「秘密」という意味であらゆる場面で聞く英単語ですが、調べてみるとconfidentialなどの言葉も「機密」という意味を持っていて、一体どれを使うべきか分からなくなってしまいます。
この項目では、文書を作成する際によく利用される英単語を取り上げて紹介していきます。

ビジネス文書は「confidential」でOK

ビジネス文書においてはconfidentialという表記をしておけば、まず間違いなく機密情報の扱いを受けられます。
「秘密」という同じような意味を持つsecretに比べるとconfidentialは使いどころが限定されている用語で、「外部に漏らしてはいけない」というニュアンスを持っていることから、ビジネスや政治の文書を扱う際によく利用されます。
そのため、confidential documentと書かれていれば、冗談でもなんでもなく、本当の意味で「機密文書」だと扱ってもらうことが可能です。
使いどころが限定されているからこそ、重要な書類であるニュアンスが伝わるので、ビジネス上の書類においてはconfidentialを使うのが最も無難だといえるでしょう。

「secret」は汎用性が高い

秘密を英語に表した際に、日本人がよく想起するのがシークレット（secret）という言葉です。
シークレットサービスやトップシークレットなどの言葉がテレビや本などでよく登場することもあって、secretと書けば「秘密」の意味で通じると考えてしまっても無理はありません。
そして、secretと書けば「秘密」の意味が通じるという認識に問題はありません。
secretはビジネスから日常生活まであらゆる分野で使える言葉であるため、機密文書においても問題なく使用可能です。
ただし、「外部に漏らしてはいけない」というニュアンスがない分、confidentialよりは秘密の重要度が下がって伝わってしまう点には注意しましょう。

「classified」は公的機関限定

classifiedはconfidentialよりもさらに使いどころが限定される言葉です。
他の語句と同じく「秘密」の意味を持ちますが、国家機密レベルの最重要機密であるというニュアンスを持つため、公的な機関において利用されることがあります。
企業内において目にすることはほぼなく、経営の根幹を支える情報や、漏れ出してしまったら企業全体に大きく影響のあるような最重要の情報においてのみ、限定して使われることがあります。

機密文書の細かい分類と英語表記は？

さて、よく利用される「秘密」や「機密」の意味を持つ英単語について理解したところで、次に実際に文章として表記する際の方法について紹介していきます。
書類の重要度に合わせた表記をすることが、情報を管理することに繋がるので、引き続き是非最後までご覧ください。

極秘

未公開の経理情報や合併に関する書類など、経営陣以外に見せることが出来ない極秘情報の場合、機密情報としてよく扱われるconfidentialは実は使われません。
最高機密に関してはtop secretやclassified docment(information)といった表記をして、機密情報の中でも、特に秘密だということを示します。

社外秘

会社の外に漏らしてはいけないという社外秘の意味を伝えたければ、confidentialを使っておけば問題はありません。
他の言い回しとしては、company secretやinternal use onlyなどの表現の仕方があります。
多くの 言い回しを覚える必要はないので、文章を作成する側としてはconfidentialだけ覚えておけば問題はないでしょう。
文章の目立つところ、必ず目に入る表紙の部分などにconfidentialという表記があるだけでも、十分に機密の意味は通じます。

まとめ

今回の記事では、機密文書を英語で伝える方法について紹介してきました。
会社の内外に関わらず、外国人と情報のやり取りを行う機会はますます増えてきています。
言語による情報管理のトラブルを防止するためにも、是非今回の記事を参考にしてみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました。