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『機密文書の廃棄には法律があるのだろうか』
『廃棄方法に何かルールがあるのであれば知りたい！』
こんなお悩みや疑問はありませんか。
機密文書の廃棄には実は法律が存在しているということはご存知でしょうか？
もし機密文書の廃棄に不手際があったら法律で罰せられるのかもしれないと心配になってしまいますよね。
そこで今回の記事では、機密文書廃棄の法律について存在するのかどうか明確にお答えしていきます。
この記事を読むと、機密文書の廃棄の法律で何が制限されているのかが分かるので是非最後までご覧ください。
機密文書廃棄は守るべき法律があるのか
機密文書廃棄には守るべき法律があるのでしょうか。
結論としては、機密文書の中でも特定個人情報を扱った書類には明確な法律が存在しているんですね。
ここでは、そんな機密文書廃棄に関する守るべき法律について詳しく解説していきます。
マイナンバー法について
機密文書廃棄で守るべき法律はマイナンバー法です。
マイナンバー法では、行政手続きを円滑に行うことを目的としたマイナンバーの事務処理に関する法律で、そこには、マイナンバーなどの特定個人情報が記載された文書をどのように廃棄するのかについても記載されています。
特定個人情報とは
特定個人情報とは、生存している方のマイナンバーを含む個人情報を指します。
そのため、一般の個人情報と区別されているものだと理解しておきましょう。
上記から言うと、行政の方と事業を行っている業種の方だけに関するものだと思われがちですが、実際には会社へ提出することが多いので、多くの会社で提出されたマイナンバーの保管期限が過ぎたら迅速かつ適切に廃棄する必要がでてきますよ。
罰則について
マイナンバー法に記載される罰則は非常に重いものであり、最大の罰金は200万円、懲役は4年以下となっています。
不正に漏洩させた場合には、上記の量刑が課されることになり、監督が行き届かず漏洩があった場合も責任者に対する罰金が課されますよ。
このようにマイナンバーが記載された文書は重要度が極めて高い機密文書であると意識しておきましょう。
機密文書廃棄の法律上のルールは？
機密文書廃棄の法律上のルールは規定がなされているのでしょうか。
ここでは、まず法律上のルールが存在するのかどうかを簡潔にお伝えして、何に沿って廃棄を行うかを明確にしていきます。
法律上のルールはない
結論からお伝えすると機密文書廃棄方法に関する法律上のルールは存在しません。
そのため、廃棄方法は各事業所ごとに適切に行われていれば足り、守らなければならない事項は特に存在していませんよ。
ただしガイドラインが制定されている
しかしながら、特定個人情報を含む機密文書の廃棄にはガイドラインが制定されています。
このガイドラインに沿った廃棄が行われているかどうかが機密情報漏洩を防ぐための指標となるんですね。
ガイドラインに則った処理がなされているかどうかが重要
ガイドラインに則った廃棄がなされているかは、事業所が守っていたとしても、事業所が委託した廃棄業者が守っていないと意味がありません。
更に言うと、廃棄業者が更に違う業者に再委託する場合もあるので、どういった特定個人情報廃棄を依頼する場合にはどのような依頼内容になっているかを精査する必要がありますよ。
機密文書廃棄のルールを守らない業者は一定数いる
残念なことですが、機密文書廃棄のルールを守らない業者は一定数存在しています。
そんな業者を避けるためにはどうしたらいいのか、この項目ではお伝えしていきます。
情報漏洩がどのようにして起こるのか
情報漏洩が起こるのは、全て保管している事業所から起こるわけではありません。
廃棄を依頼された業者が、輸送中の事故や担当者の不正によっても機密情報を漏洩してしまう可能性があります。
まず信頼するべきは実績ということについて
機密文書の廃棄という、会社経営を行っていく上ではコスト部分と認識されがちな分野では、できる限り安く済ませたいのが本音ですよね。
でも、実際に廃棄を安くだけ済ませてしまうと後々罰金刑などが待っていますよ。
もし、廃棄業者を選ぶのであれば、信頼すべき実績があるかどうかで判断していきましょう。
その中でも、弊社デルエフは卓越した実績を誇りかつ低料金でご依頼いただけるため、是非一度ご検討下さい。
【まとめ】機密文書廃棄の法律は明確に存在しています。
今回の記事では、機密文書廃棄の法律について詳しく解説してきました。
機密文書廃棄には明確な法律が存在しており、マイナンバー法がそれに該当します。
マイナンバー法に抵触してしまうと、重い量刑がまっているので、特定個人情報を含む機密文書の廃棄には細心の注意を払って下さい。
最後までご覧頂き誠にありがとうございました。
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